[Present]

Hej,

I ett försök att nysta i en sjuk bransch ställer jag er frågan - om du fick bestämma hur din drömbokföringsbyrå skulle fungera, hur skulle det då vara?

Vill du slippa se pappren överhuvudtaget?
Vill du ha rapporter? Om ja, vad ska de då innehålla?
Vad är mervärde?
Vad kan du tänka dig att betala för?
Vad blir du mest förbannad på när det gäller din ekonomi?
Vilka webbtjänster skulle du vilja se?
...
...


Vi har massvis med erfarenheter från våra tidigare jobb, undersökningar till dess förbannelse, tyckare till höger och vänster. Vi vet om vikten att tänka utefrån och in...men ändå hamnar man där. Man tänker innefrån och ut. Därför ber jag om eran syn på saker och ting. Hur vill ni ha det? Eran vilja är vår lag...

Som branschen fungerar nu:

Internet används i väldigt liten omfattning vilket leder till väldigt mycket onödig manuell handpåläggning som konsulten tar betalt för
Timme / tariff är standardbetalning vilket inte leder till någon effektivisering
Grafisk paketering och användarvänlighet premieras i regel ej
Lågt kundfokus då man historiskt skyddat sig på lagar

Bakgrund och kompetenser:

I ett försök att förändra branschen i alla fall något har diverse person handplockats in till en mindre redovisnings- och revisionsbyrå. Det kommer ta tid, och det är inte ens säkert vi kommer lyckas men vi tänker försöka. På pappret har vi en bra laguppställning nu ska vi försöka göra något av den. Flera av oss är avhoppare med bra positioner från en av de fyra stora, dessutom har vi värvat en sjukt grym programmerare som har ett riktigt bra trackrecord.

Tack!
/Present
(Detta är inte menat som reklam så därför skriver jag inte ut namn på någon av oss, vilken byrå vi tidigare arbetat på eller vart vi nu arbetar. Såvitt jag vet har jag inte heller skrivit det i någon annan tråd. Hoppas ingen tolkar det så...)

[BarateaU]

Kvitton osv, kan man ha en iphone app som tar bild på kvittot eller fakturan som skickar iväg till bokföraren. Och så får man status på "ärendet". Om den undrar nått med kvittot kan de "pinga" tillbaka för komplitering. Eller om man får in faktura själv men inte sköter ekonomin, ta bild på fakturan, ocr eller va som behövs. Skickar iväg och får pingback med grön bock när de är fixat. Så om man får fråga om det är betalt så kan man svara på frågan om man sitter på toa, pubben eller tåget utan att ringa någon extra eller behöva dator.

[jonny]

Att kunna logga in i ett webbgränssnitt och själv få fram grundläggande rapporter som balans- och resultat vore ju trevligt.

[icehole]

min lägger upp allt på foretagsplatsen så kan man se det mesta direkt när man loggar in. grymt smidigt

[kippex]

Finns ju ett företag som heter "E-co ..." som redan ligger rätt långt fram i utveckligen där men konkurrens är bra och jag tror lätt man kan ta andelar om man gör det lättanvänt. Tror det finns många potentiella kunder i små bolag där man inte har någon som helst ekonomisk bakgrund men ändå vill kunna sköta bokföring själv/spara pengar. Tror därför det är viktigt att göra det lättanvänt.

Tror t.ex. att man ska erbjuda sina kunder överskådliga mallar för excel som det går att importera/exportera till. Extremt viktigt att erbjuda kompatibla/välutformade exportmallar där de kan exportera datan till ett format som går att analysera med övrig data hos företaget -> Excel. Alltså inte enbart erbjuda export via csv. Då skulle ni även kunna erbjuda kunderna att exportera och synka dessa mot deras budgetering-/kassaflöde-/analysmallar som de även kan få av er. En mertjänst, som jag är säker på skulle öka folks incitament att välja er.

Ett bra tips för detta och för att göra bokföring lättare är även att använda sig av någon form av mappning av konton i kontoplanen. Tror kontohanteringen blir något diffus för de mer oerfarna ekonomerna. Även om man givetvis bör följa BAS.

Vidare är det viktigt att det finns möjlighet för integration för API till folks webshoppar osv för att minimera "knackandet", man vill inte manuellt behöva lägga in varje "sale" i bokföringen. Tror även att ni bör titta på formaten för bankernas exportfiler så att kunderna kan panga in dessa rakt in i ert system och på så vis sitta och knappa in varenda transaktion på 1940 eller annat likviditetskonto. Man vill ju bara behöva "re-labla" texten för transaktionen. Och om jag minns rätt så står webb-baserade bokföringsgränssnitt inför en liten ändring vad det gäller bokföringslagen, tror inte man behöver "hårdboka" varje verifikat utan att kunderna kan ändra dessa beskrivningar för varje verifikat eftersom - således sparar man tid för att slippa kreditera ett verifikat och skapa ett nytt vid en minimal ändring. Givetvis måste man agera efter god bokföringssed.

En annan funktion är ju att kunna mappa samtliga verifikat mot olika Projekt. Låtsäga att jag äger Aktiebolaget AB men inom detta driver 3 olika projekt, dessa kan vara t.ex. 3 olika webbsiter; Ananas, Blåbär, Citron. (Av olika skäl, säkert administrativa vill jag inte lägga dessa i syster/dotterbolag utan anser att de fortfarande är tillräckligt små för att drivas från ett Aktiebolag). Men iaf, så vill jag ju kunna göra en resultaträkningsexport för varje enskilt projekt, t.ex. se RR 2010 för Projektet Ananas. Detta vill man ju även kunna matcha mot Budget för Projekt Ananas för att göra avvikelseanalyser/uppföljning m.m. Då är det även vettigt att man kan implementera fördelningsnycklar för de olika projekten. Låtsäga att man till kontoret köper in en pall papper för 10.000kr. Vi vet(genom tidigare data/uppskattning) att fördelningen av dessa och annat kontorsmaterial är ungefär så att Projekt Ananas använder 60% av papprena, Blåbär 30% o Citron 10%. Då bör man ju givetvis inte behöva panga in 3 motkonton med 3 olika "projektnycklar" knutna till sig. Utan bara välja "Projektfördelning Kontor" för allt som är relaterat till just detta. Detta är enligt mig oerhört viktigt så att företagen får en bättre/reell uppfattning av vilka projekt som går bra/dåligt. Att kunna göra just dessa mappningar tror jag sparar extremt mycket tid och det är såvitt jag vet, inte något svenskt bokföringsgränssnitt på webben som erbjuder detta ännu.

Suttit en hel del med effektivisiering kring just sånt här och skulle säkert kunna fortsätta hela dagen.

Sitter ni i Stockholm?

Hoppas nåt av tipsen gillas iaf

[Gustav]

Ursprungligen postat av Present

Vill du slippa se pappren överhuvudtaget?

Jag vill se allt och ha full kontroll. Jag vill inte göra bokföringen själv, men jag vill fortfarande ha full insyn i den.

Ursprungligen postat av Present

Vill du ha rapporter? Om ja, vad ska de då innehålla?

Jag vill ha rapporter om allt.

Ursprungligen postat av Present

Vad är mervärde?

Synpunkter, idéer och egna initiativ. De flesta problem som mitt företag har känner jag inte ens till (annars hade jag ju åtgärdat dem). Om något kan bli bättre eller effektiviseras så vill jag att man talar om det för mig, utan att jag behöver fråga om det. En bokföringsbyrå som även ger konsultation skapar ett mervärde för mig. Det kan röra sig om tips och rekommendationer inom vad som helst. Det kan vara en sådan simpel sak som att tjejen/killen som gör vår bokföring noterar att vi har köpt bläckpatroner för 400 kr/st och att samma patroner finns att beställa via annan butik för 200 kr/st. Jag menar självfallet inte att bokföringsbyrån ska bedriva research kring priset på bläckpatroner. Men upptäcker bokföringsbyrån av en slump att mitt företag gör någonting irrationellt, så vill jag bli informerad om det.

Ursprungligen postat av Present

Vad kan du tänka dig att betala för?

Allt som ger mig ett värde, så klart.

Ursprungligen postat av Present

Vad blir du mest förbannad på när det gäller din ekonomi?

Jag vet faktiskt inte. Företagets ekonomi i allmänhet brukar göra mig mer stressad än förbannad.

Ursprungligen postat av Present

Vilka webbtjänster skulle du vilja se?

Jag hänvisar till frågan om mervärde. Jag vet ofta inte vad jag behöver.


Den bokföringsbyrå som vi anlitar idag gör ett bra jobb med bokföringen och revisorn tycker alltid att den är prydlig och korrekt. Men jag har ändå en konstant känsla av att allting skulle kunna effektiviseras. När jag frågar bokföringsbyrån, så får jag alltid svaret "Vad hade du tänkt dig då?". Problemet är att jag vet ju inte. Jag har bara en vag uppfattning av vad jag hade tänkt mig. Den vaga bilden inkluderar en fakturaskanner med textigenkänning och någon mjukvara som jag inte ens vet om den existerar. Min bokföringsbyrå i sin tur är förmodligen ganska nöjda med vår ineffektivitet, eftersom de tar betalt per timme.

Jag letar inte aktivt efter en ny bokföringsbyrå. Men skicka mig gärna ett PM om du tror dig sitta på smarta och effektiva lösningar.

[Perben]

Min byrå använder Företagsplatsen, kan inte säga att jag saknar något i deras rapporter eller funktionalitet. Ladda upp kvitton och fakturor till månadens mapp och ut kommer fluffiga grafer som amatörer kan förstå, dessutom med full insikt om man så vill. Ingen förbättring att föreslå på det arbetsflödet.

[Conny Westh]

Jag skulle vilja ha alla kvitton elektroniskt så de kommer in i min mobil eller till mitt bankkonto/VISAkort för vidare befordran direkt från källan, till mitt eget eller bokföringsbyråns redovisningssystem. Jag vill med andra ord helt slippa manuell hantering av kvitton/fakturor.

Taxikvitton är ju inte ens arkivbeständiga då de ofta skrivs på värmekänsligt papper.

Sen vill jag kunna gå in och kika på alla rapporter som verifikationslistor (för att se kontering), bild på kvitton, balans-(resultatrapport), fakturor, produktstatistik, statistik över arbetade timmar m.m.

Vidare vill jag att alla redovisningsinfpo från webbutik automatiskt hamnar i redovisning så redovisningen alltid är 100% uppdaterad.

Nyckeltalsanalys och jämförelse med mallföretag och branchstatistik.

Löpande Automatiska Prognoser samt automatiska budgetförslag.

Jag ska alltid ha en lokal backup som jag kan använda med allt bokföringsmaterial om en konflikt skulle uppstå med bokföringsbyrån så de stänger mitt konto. Det innebär att jag måste kunna fortsätta mitt bokföringsarbete själv, så jag måste ha tillgång till ett program som jag kan fortsäta arbeta själv med.

Funktionellt vill jag ha allt som finns i VISMA/SPCS Administration 1000/2000, plus import/exportmöjligheter till SQL format så jag kan bygga egna avancerade analysmodeller.

Jag vill även kunna bygga egna artikelregister med prismodeller som jag räknar ut i EXCEL och DDL/SQL som jag sen kan impoerera och exportera till systemet. VISMA har detta men man får betala extra för att anpassa import/exportformatet, de har dessutom dålig dokumentation.

[Doctor.Data]

Att allting du gör sker i realtid vore fint. Men det lär nog dröja långt in i framtiden innan detta sker.

Men om jag får in pengar i bolaget, betalar eller vad nu som händer så går detta in ett program direkt, pronto. När året är slut står alla siffror där och bokföringen är klar. Du behöver inte göra något alls. Du tar emot betalningar, gör betalningar och betalar moms och skatt som vanligt. Men allt detta går in ett program och när året är slut behöver du inte göra mer än att skriva ut detta och bokföringen är klar.

[SEAPelle]

Ursprungligen postat av Gustav

Synpunkter, idéer och egna initiativ. De flesta problem som mitt företag har känner jag inte ens till (annars hade jag ju åtgärdat dem). Om något kan bli bättre eller effektiviseras så vill jag att man talar om det för mig, utan att jag behöver fråga om det. En bokföringsbyrå som även ger konsultation skapar ett mervärde för mig. Det kan röra sig om tips och rekommendationer inom vad som helst. Det kan vara en sådan simpel sak som att tjejen/killen som gör vår bokföring noterar att vi har köpt bläckpatroner för 400 kr/st och att samma patroner finns att beställa via annan butik för 200 kr/st.

Hur skulle du då reagera om du fick tips att du kunde spara XX kronor genom att handla från företag Y i stället och det bolaget är bror/sambo/delägare till företag Y?
Då blir det ju geanst en annan aspekt av det hela.