[simonwikstrom]

Hejsan!

Jag slår till med ett stabilt första inlägg här på forumet. Nu är jag precis i uppstarten av ett eget företag, har som mål att kunna livnära mig som frilansande webbdesigner. Jag har fört samtal med en potentiell kund inför ett (med mina oerfarna ögon) lite större projekt, och de är intresserade av mig och filar nu på en kravspecifikation för att jag ska kunna lämna en offert.

Så, nu undrar jag dels hur man utformar/räknar på en sådan offert? Än så länge har jag ju svårt att bedöma hur många timmar hela projektet och/eller olika beståndsdelar kommer att ta. Hur tänker man då?

Dessutom undrar jag hur man utformar ett avtal, om man väl kommer överens. Dels hur det kan se ut om man har en fast budget från kund, men fakturerar timmar allt eftersom, och dels om man lämnar offert på ett fast pris. Finns det avtalsmallar, på svenska, gällande just webbutveckling/webbdesign?

Framför allt tänker jag kring hur man skriver om man tänker sig ett fast pris kontra kundens eventuella "tyckande" i processen. Det kan ju bli många vändor med "det där var inte riktigt som jag tänkte" och "kan man inte testa så här istället". Där kan det ju springa iväg med timmar, så hur "skyddar" man sig från det?

Tack på förhand!

[Conny Westh]

För det första ska kundens kravspecifikation verkligen vara så stringent att den inte går att tolka på mer än ett sätt.

När du granskar kravspecifikationen så ska du bryta ner den till små arbetsuppgifter så de blir i en storlk där du är hyelt säker på VAD du ska göra och HUR du ska göra det samt hur lång TID det tar för dig, detta kallas för Work BreakDown Structure och förkortas WBS. I en WBS ska du ta med varenda arbetsuppgift du ska göra, inklusive resor, möten med kunden, suport, utbildning både av dig själv och av kunden, kravspecificering, inläsning av krav elelr annan dokumentation, uppsättning av utvecklingsmiljö m.m. Ja allt du ska göra som endera tar tid eller kostar dig pengar.

Denna WBS ska du normalt inte redovisa till kunden utan den är bara till för dig själv så du verkligen får kontroll på ditt projekt.

Hur stor är då en minsta WBS-enhet? Det bestämmer du sjäv men du bör absolut INTE gå ner på enheter mindre än en timme. Det optimala brukar vara ca 4 eller 8 timmar per minsta WBS-enhet. Själv använder jag följand etrappa när jag gör estimat: 1,2,4,8,16,32 timmar. men om jag hamnar på mr än 8 timmar så brukar jag försöka bryta ner den så ingen enhet är mer än 8 timmar (dvs en arbetsdag). Det är hopplöst osäkert att estimera så osäkra arbetsuppgifter som tar mer än en dag att göra.

När du själv är helt säker på att du har alla punkter med så kan du summera alla tider för att få fram ett estimat på projektets tidsåtgång. Låt oss säga att det blir 300 timmar. Sen ska du räkna med att du aldrig kan jobba 100% under 300 arbetstimmar i sträck utan räkn amed maximalt 60% beläggning. dvs det kommer ta dig 300/0,6 => 500 timmar kalendertid (endast normal arbetstid räknas), dvs du kommer då behöva 62,5 (500/8) dvs 63 helgfria hela arbetdagar för att slutföra projektet enligt plan. det betyder i sin tur 63/5 => 12,6 veckor, avrundat till 13 veckor.

Om vi räknar med att du får kravspecen v241 så tar det dig en vecka att räkna och skriva offerten som du lämnar v242, kunden tänker v243 och ger dig uppdraget v243, du kan då börja v244 och jobbar 13 veckor till och med v308 (det försvinner 3v under jul och nyår som är ledighet och lågproduktiv tid). Du kan då påbörja din leverans tidigast v309, dvs 25 februari 2013. Räkna med at t"leveransen" tar 1-2 veckor pga strul med installation och buggfixar.

Efter att du gjort din "leverans" så ska du bekräfta att du har nu anser dig gjort din leverans och det är dags för kunden att påbörja sin acceptanstest. det kan kunden börja med v311 eller v312. De bör få ca 2 veckor på sig för denna acceptanstest. det är sen upp till kunden att godkänna leveransen i sin helhet elelr underkänna den. Svarar de inte alls inom denna 2 veckorsperiod med ett underkännande eller om de börjar använda systemet "i produktion" så har de automatiskt godkänt leveransen (det är så praxis fungerar enligt IT- och Telekomföretagens avtal IT-tjänster).

Det är dock viktigt att du som leverantör är "aktiv" hela tiden för kunden vet sällan om hur detta leveransprocess fungerar. Kunder gör normalt såna här beställningar väldigt sällan men leverantörerna gör det dagligen som sitt leverbröd, så man måste hjälpa kunden att göra rätt.

Detta var några av en drös med grundläggande principer, som givetvis måste anpassas beroende på kunskapen hos avtalets parter och även efetr projektets beskaffenhet och storlek. Nu tog jag upp ett extremt litet utvcklingsprojekt på ca 300 timmar effektiv kundtid, men samma principer funkar oavsett om man har större eller mindre projekt.

Om kunden vill att du ska göra en systemskiss innan så ska du inte göra det, för det ingår inte i offertarbetet, det är en del av uppdraget. Så du sk ase till att du får betalt på löpande räkning om du ska göra systemförslag elelr skisser, och det innebär i sig att du ska ha ett avtal först.

Vad du än gör så börja ALDRIG arbeta innan du har ett skriftligt avtal med kunden. Vill kunden inte skriva på ett skriftligt avtal, så är det en problemkund och du gör bättre i att avstå affären.

Du ska också var tydlig med att du endast jobbar mot betalning, INNAN du går in i för detaljerade diskussioner med kunden. Vissa kunder förväntar sig att du ska jobba gratis som "Pro Bono" för att du har så stort utbildningsvärde av att jobba med just deras system, det har jag hört många gånger....

Ett tips är även att kolla på allabolag.se för att se om din kund är tillräckligt stor för att klara en utgift som detta utvecklingsprojekt kräver. det är allt för många kunder som tror de kan få ett komplett affärssystem skräddarsytt för någon tusenlapp.

Jag har varit med om flera kunder som sagt att det är alldeles för dyrt att köpa ett standardprogram det kostar ju fler tusental kronor. så de vill ha ett konsultutvecklat system i stället..... !!!! Hjärnsläpp!!!!! Ett konsultutvecklat system kostar i bästa fall 100 gånger så mycket som ett standardsystem, därför är det bara de som verkligen har behov av ett skräddarsytt system som vill betala för det.

För att du som leverantör inte ska drabbas av kundens okunskap så bör du gå framåt sakta och försiktigt med kunden och inte förhasta dig, det kostar dig mer än det smakar. tro mig på denna punkt, jag har gjort alla misstag jag räknat upp ovan....

[Conny Westh]

Sammanfattningsvis:

- Offertförfrågan från kunden
- Kravspecifikation från kunden
- Kravanalys och estimat enligt WBS
- Frågor till kund för klarläggande av oklarheter i kravspec
- Kalkyler, Utformning avtal och offert
- Offert (inkl avtalsförslag och leveransplan) till kund
- Kunden funderar
- Kunder skriver på avtalet, eller inte

- Om du får nej, så ta reda på varför och förhandla vidare om möjligt

- Om du får en ren accept (dvs utan ändringar) så är försäljningsprocessen avslutad och början på leveransprocessen...