[oJones]

Har ett jobbigt problem.
Köpte in Visma's SPCS Administration 1000 i hopp om att det skulle kunna fungera bättre än mitt äldre faktureringssytem.
Tyvärr föll det riktigt hårt.

Våra kunder kan beställa tjänster både med kvartalsbetalning och årsbetalning.
.nu-domäner betalas år 1, inget år 2 och så betalas de år 3 igen osv.
.se-domäner faktureras första året och därefter inte alls.

Om en kund kommer i januari och beställer enligt följande:
1 webbhotell och en .com-domän med kvartalsvis betalning
1 webbhotell och en .nu-adress med årsbetalning
1 webbhotell med .se-adress med kvartalsvis betalning.

I Visma's system får man då skapa avtal enligt följande:

Avtal 1: 1 webbhotell och en .com-domän med kvartalsvis betalning + 1 webbhotell (det för .se-domänen. Obs! .se-domänen faktureras ej enligt det här avtalet, eftersom .se-domänen inte ska faktureras efter år 1, medan resten av tjänsterna för det här avtalet ska löpa vidare efter ett år.)

Avtal 2: 1 webbhotell med årsvis betalning

Avtal 3: 1 .nu-adress som faktureras var tredje månad under första året och inget under andra, därefter faktureras tredje igen

Avtal 4: 1 .se-adress som ska faktureras kvartalsvis under 1 år och sedan inte faktureras mer.

Det innebär 4 avtal för en kund bara i januari. Det innebär också 4 fakturor med 20 kr faktureringsavgift per faktura. Gissa om kunden blir glad över en sådan faktura. För att inte tala om jobbet med att vika och lägga i kuvert bara för en kund. Och jobbet att skapa 4 avtal per kund bara för en månad och sedan hålla koll på vad avtalet innehåller.

Har pratat med Visma om det idag och det finns ingen lösning. Pratade med Hogia efter det som var osäkra på om deras produkt klarade av det. Deras äldre produkt hade dåligt stöd för det, medans deras nya produkt inte hade stödet ännu, men det skulle komma.

Så, vad gör vi nu?
Måste vi lägga om alla våra faktureringsrutiner, eller vet någon något program som har möjlighet att få alla avtal på samma faktura?
Blir vi tvingade att skapa eget faktureringssystem för att få det här att fungera? Vad kommer revisorn tycka om det?

Hur löser ni andra det? Måste finnas fler med samma problem?