[oJones]

Har ett jobbigt problem.
Köpte in Visma's SPCS Administration 1000 i hopp om att det skulle kunna fungera bättre än mitt äldre faktureringssytem.
Tyvärr föll det riktigt hårt.

Våra kunder kan beställa tjänster både med kvartalsbetalning och årsbetalning.
.nu-domäner betalas år 1, inget år 2 och så betalas de år 3 igen osv.
.se-domäner faktureras första året och därefter inte alls.

Om en kund kommer i januari och beställer enligt följande:
1 webbhotell och en .com-domän med kvartalsvis betalning
1 webbhotell och en .nu-adress med årsbetalning
1 webbhotell med .se-adress med kvartalsvis betalning.

I Visma's system får man då skapa avtal enligt följande:

Avtal 1: 1 webbhotell och en .com-domän med kvartalsvis betalning + 1 webbhotell (det för .se-domänen. Obs! .se-domänen faktureras ej enligt det här avtalet, eftersom .se-domänen inte ska faktureras efter år 1, medan resten av tjänsterna för det här avtalet ska löpa vidare efter ett år.)

Avtal 2: 1 webbhotell med årsvis betalning

Avtal 3: 1 .nu-adress som faktureras var tredje månad under första året och inget under andra, därefter faktureras tredje igen

Avtal 4: 1 .se-adress som ska faktureras kvartalsvis under 1 år och sedan inte faktureras mer.

Det innebär 4 avtal för en kund bara i januari. Det innebär också 4 fakturor med 20 kr faktureringsavgift per faktura. Gissa om kunden blir glad över en sådan faktura. För att inte tala om jobbet med att vika och lägga i kuvert bara för en kund. Och jobbet att skapa 4 avtal per kund bara för en månad och sedan hålla koll på vad avtalet innehåller.

Har pratat med Visma om det idag och det finns ingen lösning. Pratade med Hogia efter det som var osäkra på om deras produkt klarade av det. Deras äldre produkt hade dåligt stöd för det, medans deras nya produkt inte hade stödet ännu, men det skulle komma.

Så, vad gör vi nu?
Måste vi lägga om alla våra faktureringsrutiner, eller vet någon något program som har möjlighet att få alla avtal på samma faktura?
Blir vi tvingade att skapa eget faktureringssystem för att få det här att fungera? Vad kommer revisorn tycka om det?

Hur löser ni andra det? Måste finnas fler med samma problem?

[Standout]

Jag har byggt ett eget system, det var smidigast att få det som jag ville då.

[Jan Eriksson]

Jag har snarlika problem. Mina krav var att kunna importera fakturor genom ett eget program samt lite mer avancerade avtalsfaktureringar. Min lösning blir nu ett eget program som hanterar detta. När det gäller avtalsfakurering så kommer jag ha en rutin som jag kör en gång i månaden i min "avtalsdatabas" och ligger det några avtal klara för fakturering så exporteras dessa in i mitt Hogia program. Den andra rutinen kör jag varje arbetsdag i min "orderdatabas" och den exportera alla nya order till Hogia och sen kan jag skriva ut fraktsedlar, fakturor mm.

[guran]

Jag skulle tänka mig att det inte finns något system på marknaden som kan täcka upp alla möjliga sorters avtal och faktureringsmodeller. Det blir nog till att utveckla ett eget faktureringssystem.

[jonny]

Jag har själv i princip inte rört SPCS Administration 1000; men man kan ju tycka att flera avtal till samma kund borde generera en faktura.

För se-domänen, kan du inte manuellt lägga till den på fakturan som avtalet skapat? Du bör ju också kunna ta betalt för nu-domänen varje år om du så önskar.

[oJones]

Jo, jag kan lösa se-domänerna enkelt genom att skapa en egen faktura för den (vilket jag missade att skriva i mitt första inlägg). Dessvärre gör det bara att det blir ytterliggare en faktura till för kunden.

Anledningen till att .nu-domäner faktureras första året är att viv ill vara säkra på att få in pengarna. Kunder blir ganska sura när de vill säga upp efter ett år och fortfarande har ett år kvar att betala för domänen.

Som det ser ut nu så blir det eget system, men det känns inte roligt.
Har full förståelse för att det är svårt att få in alla tänkbara faktureringsscenarion, men att samla ihop de färdiga avtalen till en och samma faktura borde inte vara ett alldeles svårt system tycker jag. Vårt gamla system har inte haft några problem med det nämligen ochd et är riktigt enkelt att implementera funktionen.

Om någon kommer på en annan lösning är ni varmt välkomna att hojta till!

Tack för era inlägg allihop!

[jonny]

För se-domänen, kan du inte redigera fakturan som skapats av avtalsfaktureringen och lägga till det? (Nej, jag är inte insatt i hur programmet fungerar)