[Nerix]

Hjälper en släkting med hennes företag då hon börjar bli lite för gammal för administrationen. Allt går bra förutom att de nuvarande arbetsflödet är helt hopplöst tidskrävande.

Hon driver en städfirma med 16 anställa och en omsättning på 6M/år. Just nu ser flödet ut så här.

En städerska rapporterar varje vecka in antalet timmar hon jobbat och vem hon städat hos. Rapporteringen sker på papper och lämnas till min släkting. Hon tar sedan alla dessa lappar och skapar en faktura i Visma (enskild firma). Varje faktura skrivs sedan ut i två ex, ett till kunden och ett till bokföringen. Fakturan som går till bokföringen markeras även med kundens personnummer (varför förklara jag senare). Personnumret finns nerskrivet tillsammans med kundens namn i ett excelark.

Fakturan som går till kund viks, läggs ner i ett kuvert, sätts på ett frimärke och promeneras sedan ner med till närmaste brevlåda.

När fakturan sedan är betald av kund jämförs fakturanumret i kontoutdraget med den utskrivna fakturan i bokföringen (som har ett personnummer på sig). Personnumret, betalningsdatum (inte fakturadatum eller förfallodag) skickas sedan in till SKV via deras hemsida för att få tillbaka RUT-avdraget.

Allt detta görs för 500 fakturor i månaden. Har på 5 timmar lyckats beta av 60 fakturor.

De måste väl finnas en enklare väg? Allt, förutom inläsning av tidrapporteringen borde väl gå att automatisera?

Pratade med henne om att även låta hennes anställda rapportera in sin tid digitalt för att 1) minska risken för att något blir fel. 2) automatiskt kunna läsa in informationen och skapa en faktura.

Vet inte om hon underskattar sina anställda men hon trodde inte dom hade teknisk kompetens nog att fylla i ett formulär med tre kolumner (person/företag, antal timmar och datum).

Som utvecklare ser jag möjlighet att automatisera hela kedjan från anställd till kund via te.x e-brev (från posten).

Någon som har förslag på en komplett lösning?