[dahlberg]

Hej!

Ni som driver eget, hur ni gör med företagets fakturering och allt där omkring?

Fakturerar ni allt när projektet är klart eller delar ni upp faktureringen? Hur många betalningsdagar ger ni era kunder och har ni någon förseningsavgift om fakturan inte betalas i tid?

Är ganska färsk på området så uppskattar alla tips ni har om hur man gör för att slippa eventuella problem etc som kan uppstå!

Mvh Oliver

[KristianE]

Ursprungligen postat av dahlberg

Hej!

Ni som driver eget, hur ni gör med företagets fakturering och allt där omkring?

Bokföring har vi lagt ut på vår revisionsbyrå. Fakturering, löner, tidrapportering sköter vi själva.

Fakturerar ni allt när projektet är klart eller delar ni upp faktureringen? Hur många betalningsdagar ger ni era kunder och har ni någon förseningsavgift om fakturan inte betalas i tid?

Vid korta projekt fakturerar man när det är klart men långa projekt (heltidsuppdrag, t.ex.) faktureras månadsvis eller vid vissa milestones. Detta gör man upp med kund. Om du påbörjar ett projekt och inte avtalat faktureringsrutinen i förhand med kund så får du vänta tills det är klart. Fakturering i efterhand är normalt förfarande för de allra flesta uppdrag och detta som kund troligtvis är mest van vid.

Vi har kvar de gamla förseningsavgifterna på 25+25 kr (2 påminnelser). Sedan ansöker vi om betalningsföreläggande hos KFM och då tillkommer 160+300 kr. 600 kr för verkställighet tillkommer om vi väljer detta.
Förseningsavgifterna har nu höjts i lag så man får ta ut 450 kr. Vi har diskuterat men ännu inte höjt avgifterna.

Betalningsdagar varierar från 10-30 dagar beroende på kund och vad fakturan handlar om. Riktigt stora bolag kräver ibland 60 dagar eller mer. Volvo ligger på 90-120 dagar...

[Conny Westh]

Det är skillnad på om man har uppdrag på löpande räkning eller fastprisuppdrag.

Generellt för alla uppdrag
Enligt lag får påminnelseavgift bara tas ut en enda gång för varje faktura!!! Man får alltså inte lägga på påminnelseavgift på varje påminnelse om man skickar ut mer än en.

Den nya lagen från 16 mars i år 2013 innebär att man får ta ut upp till 450 kr, men det inkluderar då alla avgifter för försenad betalning, man får då inte lägga på inkassoavgift i efterhand exempelvis. Men man kan exempelvis välja att ta ut 60 kr för att inte skrämma iväg kunderna och senare lägga på ytterligare 180 kr i inkassoavgift. Enligt den nya lagen behöver man inte avtala om påminnelseavgift i förväg om man följer lagen. Tidigare var man tvungen att uttryckligen ha det med i avtalet för att över huvud taget få ta ut en påminnelseavgift.

Det är mycket viktigt att man verkligen gör ett skriftligt avtal med kunden om varje uppdrag, så det klart framgår vad man har avtalat om och att det inte finns tvetydigheter i avtalet. Ett viktigt syfte med avtalet är att andra personer (skiljenämnd, domstol, advokater) ska kunna läsa vad som överenskommits i efterhand, så därför måste avtalet vara "komplett" dvs allt som har överenskommits ska finnas skriftligt i avtalet.

Avtalet kan även vara en tydlig indikation på om man verkligen är överens eller inte. Dvs om man inte kan komma överens om skrivningen i ett avtal till 100%, så har man inget uppdrag och då ska man inte börja jobba med det heller.

Är man osäker på om kunden kan betala eller om kunden är på obestånd så kan man avtala om att få fakturera hela eller viss del av projektet i förskott, det beror på hur mycket risk man är villig att ta själv. Att begära förskott kan innebära att man inte får uppdraget, men det i sig är en risk man får ta för man vill inte hamna i en situation där man utfört ett uppdrag och så visar det sig att kunden inte kan eller vill betala. Den situationen vill man ALDRIG hamna i, då kan man hellre avstå hela uppdraget.

När är ett uppdrag klart?
Ett uppdrag är klart när man gjort den sista effektiva leveransen (effektiv leveransdag). Dvs om man i avtalet har skrivit att kunden har två veckor på sig att genomföra sin acceptanstest från det att kunden har fått tillgång till applikationen för acceptansstest. m kunden inte framför några invändningar inom dessa två veckor så inträder effektiv leveransdag då acceptanstesten är slut. Då kan man fakturera. Om kunden kommer in med invändningar efter denna period så är det inget som ingår i någon leveransgaranti utan det är en helt ny förhandling eller om man varit smart och har med det som en skrivning i avtalet att man kan debitera löpande för denna tid.

Betalningsvillkor
Normalt är 30 dagar netto. Därför att man får enligt räntelagen inte debitera dröjsmålsränta eller ta ut påminnelseavgift förrän 30 dagar har förflutit från det att kunden MOTTAGIT fakturan (det är alltså INTE när fakturan utfärdats som många tror).

När du gör affärer med myndigheter så får de inte kräva längre betalningsvillkor än 30 dagar netto.

Smart är helt enkelt att avtal om att man skickar fakturan på mejl till kunden för då kommer den fram samma dag man skickar den, se till att kunden svarar på det mejlet så de bekräftar att de mottagit fakturan, eller ring och kolla att de tagit emot den. Det är först när kunden mottagit fakturan som betalningsfristen påbörjas, inte heller när man skickar fakturan.

Det går dock att AVTALA om annat betalningsvillkor, men då måste det uttryckligen ha avtalats i förväg.

När man jobbar med större företag eller myndigheter så är det bara irriterande att försöka med andra betalningsvillkor än 30 dagar. Jag brukar inte acceptera andra betalningsvillkor av mina leverantörer heller, eftersom mina kunder alltid får 30 dagar, så kan inte jag agera bank till mina leverantörer.

Leveranskontroll
När jag får en faktura så har jag för vana att omedelbart kolla om den är korrekt, är den inte det så bestrider jag omedelbart, annars lägger jag upp den till betalning om 30 dagar på min internetbank.

specifikt Löpande räkning
Fakturering sker normalt månadsvis i efterskott. Dvs den sista i månaden man jobbat eller den första i månaden efter, så redovisar man allt som utförts och fakturerar det.

Om man gör ett uppdrag som är klart innan månaden är slut, det gäller oavsett om man har ett 18 månader långt uppdrag eller om det är 4 dagar långt, så fakturerar man även omedelbart när hela uppdraget är klart.

Specifikt Fastprisuppdrag
Vid fastprisuppdrag så är det vanligt att man delar upp betalningen i flera delar, så att man har en "betalningsplan", den kan i princip utformas hur som helst.

Det finns massor av olika upplägg för en betalningsplan.

Ett vanligt upplägg är att man vid långa uppdrag får 1-2 månaders uppskattad fakturering i förskott eftersom man har en del startkostnader. Och sedan fakturerar ungefär månadsvis men först när man gjort effektiva delleveranser, dvs uppdraget delas upp i flera olika leveranser som är tydligt definierade i förväg.

När man gjort den sista effektiva leveransen så fakturerar man allt som återstår, vilken kan vara 20-25% av hela uppdraget. men alla möjliga varianter förekommer.

[KristianE]

Ursprungligen postat av ConnyWesth

[...]Tidigare var man tvungen att uttryckligen ha det med i avtalet för att över huvud taget få ta ut en påminnelseavgift. [...]

Detta är fel. Den gamla lagen gav dig rätt att ta ut en påminnelseavgift på maximalt 50 kr om inget annat avtalats.

Nu har detta belopp höjts till 450 kr och det fungerar precis som tidigare - om inget annat avtalats.

[jonny]

Ursprungligen postat av KristianE

Detta är fel. Den gamla lagen gav dig rätt att ta ut en påminnelseavgift på maximalt 50 kr om inget annat avtalats.

Nej. Conny hade rätt.
Påminnelseavgift fick bara tas ut om den var avtalad.

[dahlberg]

Tack för era svar. Det var nog allt jag behövde veta!

[Conny Westh]

Ursprungligen postat av KristianE

Detta är fel. Den gamla lagen gav dig rätt att ta ut en påminnelseavgift på maximalt 50 kr om inget annat avtalats.

Nu har detta belopp höjts till 450 kr och det fungerar precis som tidigare - om inget annat avtalats.

450 kr är en förseningsavgift och det finns även en påminnelseavgift på 60 kr, dessa är mutually excklusive, dvs kan inte förekomma samtidigt.

Inkassoavgift är numera 180 kr.

Se beloppen på VISMASPCS webbplats för ekonomifakta:
https://www.vismaspcs.se/ditt-foretagande/ekonomifakta

Läs vad Svea skriver om påminnelseavgift: http://www.svea.com/sv/swe/Utbildnin...nelseavgifter/

Tänk också på att förseningsavgiften på 450 kr endast får debiteras företagskunder, privatpersoner omfattas INTE.

Svea skriver följande om nivå på ränta och när förseningsavgift får tas ut: http://www.svea.com/sv/swe/Utbildnin...n-jag-ta-ut--/