Det finns några bra gratisprogram faktiskt. T.ex
http://www.fbackup.com/sv/ eller Cobian Backup.
Om det bara gäller dokumentfiler (eller kan tänka sig stänga sitt e-postprogram vid säkerhetskopieringen) så brukar jag sätta upp ett robocopy script mot en usb sticka. Då kopierar den bara över filer som ändrats och det kan den göra i bakgrunden.