Frågan är vad ni har för dokument hantering idag?
Om ni har en befintlig bör ni undersöka om det finns möjlighet att integrera en lösning med den. Om ni inte har en kanske ni borde skaffa en lösning för hela företaget?
För att nämna ett par lösningar till som har vad du efterfrågar:
http://www.box.com/business/
https://www.knowledgetree.com/