[Conny Westh]

En order ska inte bokföras alls, det är ingen affärstransaktion.

En faktura är en affärstransaktion, ett kvitto likaså. Sen är betalning också en affärstransaktion.

Du måste utfärda endera en faktura som kunden kan betala mot (om du säljer på kredit), eller kontantfaktura om kunden redan betalt mot en order, eller ett kvitto (kontantfaktura och kvitto är ungefär samma sak men inte riktigt).

När du får betalningen och specifikationen från posten så ska du gå in i ditt affärssystem och pricka av de fakturor du tidigare utfärdat så de blir markerade som betalda. Eller delbetalda om den möjligheten finns. Du anger då även datum för betalningen.

Precis som KriastianE skriver så är det stor skillnad på resultat (kundfakturering(intäkter) och leverantörsfakturor (kostnader)) och balans (in/ut-betalningar, kontantflöden). För att få någon ordning på ekonomin så måste du absolut skilja på detta i din bokföring och även i ditt tänkande.

Har man många fakturor så kan man göra en fakturajournal, men varenda transaktion ska med i bokföringen, även (i synnerhet) jätte-mega-bauta-företag måste bokföra varenda krona på rätt sätt.

På din fråga verkar det som du inte har utfärdat fakturor/kvitton över huvud taget, det måste man göra, annars har du inget bokföringsunderlag och inget att pricka av betalningar mot, men värre är att kunden inte har något att stoppa i sin bokföring om det är ett företag. Du kan få uppenbara problem med skattmasen vid en revision, skulle jag gissa.

Har du så många beställningar så det fller 50 pärmar så borde du har råd att köpa SPCS/VISMA Administration 1000 eller 2000 för där har du fakturajournaler inbyggt från början. Dessutom brukar det gå att integrera med många webbshoppar direkt så du kan importera alla ordrar direkt in i VISMA, vilket dramatiskt minskar din arbetsbörda. Sen kan du men några få knapptryck genrerera fakturor för alla ordrar eller individuellt.