Från papper till inscanning?
 

Hej!

Vårt företag har hundratals små kunder med massa papper tillhörande varje kund. Vi använder oss av dokumenten kontinuerligt. I dagsläget förvarar vi samtliga dokument i pappersform i pärmar. Men det börjar bli rörigt och krångligt.

1. Hur går vi smidigast över till att förvara samtliga dokument på en server eller våra datorer?
2. Vad behöver vi inhandla och vad kan det kosta?
3. Finns det någon nackdel med att göra detta bytet?

Vi kör med scanners som kan ta buntar med papper, och kör in det till PDF och kör OCR avläsning så att texten blir sökbar också. Detta sker per auto i programmet, upprätning, tillklippning, osv.
Vi använder pixedit och de kostar nog en del, med större varianten fujitsu scanners. Men en 400kr scanner och valfritt ocr/pdf program lär duga.

finns en del olika företag som jobbar med detta, kolla t.ex www.scandoc.se

Här på jobbet så kör vi med Therefore (http://www.therefore.net/) tillsammans med en scanner som käkar papper buntvis. Fungerar helt okay, men deras frontend är riktigt segt. Okänt vad det kostar.

Nackdelen kan vara att ni måste vara noga med uppdateringen, kommer ett nytt pappersdokument in elller det ändras så måste det också ändras i er databas över inscannade dokument.

Om det är blanketter det handlar om med ifyllda data så kan det vara läge att lägga in alla värden i en databas och enbart hålla sig till den. Då får ni nöjet att knacka in nya data manuellt vid ändring, (men det kan gå att automatisera ) och får i gengäld med er data in i processen, vad ni nu gör.
Ett strategiskt vägval helt enkelt.