När en annonsör svarar ja? Vad göra?
 

Vad gör jag om jag ringer upp ett företag och frågar om dom vill annonsera på min sajt och dom svarar ja? Vad ska jag säga då? Hur brukar man göra?

och:

Ska jag skicka någon offert eller beställningsformulär dom ska godkänna?
Ska jag skicka faktura innan eller efter annonskampanjens period?

Berätta hur ni gjort!

Om det svarar ja så skall du säga Kanon, skicka en offert till dem via mail om du kommit överens om det över nallen.
Så får de glutta lite på vad de får och så kan de maila/ringa tillbaka till dig och säga om de godkänner offerten så kastar du ut fakturan.

Beroende på relation kan det kanske räcka med att skicka en faktura och be dem skicka tillbaka ett godkännande innan du påbörjar tjänsten.

Är det bra relation så är det ju bara att skicka fakturan, godkännande får du ju genom att de betalar fakturan. Eller har jag tänkt fel här? :)

Beror lite på betalningsvillkoren, ibland får man igångsätta tjänsten innan man skickar fakturan.

Men vanligtvis har du skickat en offert eller gjort en muntlig presentation som är så innehållsrik att kunden tackar ja.

Då skickar du en beställningsbekräftelse med alla villkor bifogade och som tydlgit berättar vad kunden beställt och övriga villkor för tjänsten, ansvarsfriskrivningar med mera.
Du behöver inte vänta på svar på denna bekräftelse, men om kunden hör av sig så måste du reda ut frågorna tills allt är klart.

Parallellt sätter du igång två processer, dels levererar du tjänsten genom att lägga upp annonsen på det sätt ni kommit överens om.
Dels sätter du igång en fakturering utifrån de betalningsvillkor som finns i beställningen och som anger när du fakturerar, (innan, efter, löpande, vid vissa milstolpar) och hur mycket samt övriga villkor som betalningstid o dyl.

Professionella kunder som mediabyråer skickar egna bokningsbekräftelser med vad de anser sig ha beställt, i de fallen kan du låta dem göra jobbet.

Men en bokningsbekräftelse direkt efter accept är riktigt tycker jag.

Ett tips är att du skapar en avtalstext för din tjänst.

Skickar över avtalsförslaget och anger avtalets parter (dvs ditt företag och kundens företag, partsuppgift bör ALLTID inkludera orgnr eller personnr för att vara tydligt), Kontaktuppgifter, priset, leveranstiden (annonseringsperioden) som är specifika uppgifter för detta "uppdrag" eller "Tjänst".

När kunden bekräftar (kan ske via mejl) att ni är överens om villkoren och att de vill göra en beställning enligt dessa villkor, så har ni ett avtal. Se till att spara denna bekräftelse och hela konversationen om eventuell tvist uppstår.

Mitt personliga tips är att inte påbörja leverans av en tjänst förrän du är helt överens med kunden och att ni har ett "avtal" (helst skriftligt på papper, men en bekräftelse i mej, eller bejkräftelse på en webbsidal funkar oftast också, men är svagare ur bevissynpunkt vid en tvist).

Det är ett av de absolut vanligaste orsakerna till att konflikter eller tvister uppstår är att produktion eller leverans påbörjas innan parterna "förhandlat klart" och verkligen ingått ett avtal, var noga med att få en tydlig bekräftelse på att kunden är nöjd med villkoren och att du själv är det också. Det är först när båda parter är överens som man har en möjlighet att få en nöjd kund och en nöjd leverantör.

Finns det minsta oklarhet eller om du anar minsta missnöje så ta omedelbart upp detta och diskutera med kunden, tills ni blir nöda. Kan ni inte enas om ett avtal, så ska du inte påbörja din leverans, det kommer annars bara att leda till missnöje.

Ett annat tips vid leverans av enkla standardiserade onlinetjänster är att inte påbörja leverans förrän du fått betalt för fakturan (som du givetvis kan skicka i ett mejl som en PDF). När kunden har betalat så har du verkligen en ganska säker idikation på att kunden bekräftat er överenskommelse. Risken att du blir "blåst" är dessutom betydligt lägre. Du slipper hela problematiken med efterkrav, kundreskontra, sena betalningar, påminnelser, dröjsmålsränta, inkasso, kronkalle, en massa huivudvärk, det är förbaskat skönt att slippa hantera detta.

Jag brukar säga att diskussioner på telefon är "marknadsföring" men att en skriftlig bekräftelse på en avtalstext är ett avslut på "försäljningsprocessen" och "produktionsprocessen" och "leveransprocessen" kan börja. "Betalningsprocessen" kan komma var som helst efter "försäljningsprocessen", beroende på vad ni har kommit överens om.

Generalmisstag nr 1a är att inte vara tydlig och få en tydlig bekräftelse (INNAN produktion eller leverans påbörjas) på att man har ett avtal och att innehållet i detta avtal finns i skriftlig form, så parterna kan gå tillbaks och kontrollera vad man kommit överens om INNAN det blir tvister.