Hej,

hur ska man gå till väga för att skicka e-faktura till sina kunder?
Någon här som gör så? Skickar du med ett dokument eller finns det någon speciell mall man infogar i mailet?

Tänk på att alla fakturor måste arkiveras i papperform i minst 10 år efter faktureringsdatum också.

Yes, det är jag medveten om.

Dock kvarstår frågan hur man ska skicka ut e-fakturor?

E-faktura(1) och E-faktura(2) är olika saker.

E-faktura(1) är nånting man fixar med sin bank. Tele2 tex låter sina kunder betala med E-faktura. Det som händer då är att när kunden loggar in på sin internetbank ligger ett meddelande där om att Tele2 skickat en faktura. Man kan titta på den, o betala den. Antar det är lite olika för olika internetbanker exakt vad arbetsgången är när man fått en sån e-faktura.

Det andra alternativet, E-faktura(2), som jag antar du är intresserad av kan du skicka nästan hur som helst. Som PDF, som vanligt epostmeddelande etc. Viktigt är att den innehåller allt som en vanlig faktura innehåller. Moms, orgnr mm. Sedan bör du ha alternativet att skicka via vanlig post om kunden begär det.

Hur påminnelsehantering och liknande, inkassoförfarande mm, går till vid e-faktura vet jag inte. Antar det kan finnas en del juridiska nötter som behöver knäckas för de fall det går så långt.

Det är andra alternativet jag är intresserad av, exakt.
Ja, men jag får knåpa ihop en mall eller så fixar jag det i PDF.

Skulle uppskatta då också om dessa juridiska frågor då kunde besvaras, eller behöver jag bara få med den vanliga informationen i mailet och sen skriver jag ut en papperskopia åt mig själv, sen done?

Inkasso & påminnelse gäller samma som vanlig fakturering OBS nya faktura regler f r o m 2004-01-01 EU-Direktiv (2001/115/EG) kan läsas Här.
Påminnelse och inkasso kan läsas Här


Kan ha dem som data lagarde om du även spar medium de kan läsas i (lättare att spara i pappers form)

Då vet jag, tack så mycket! :)

Jag frågar mina kunder om det går bra att jag skickar PDF-dokument som de kan skriva ut själva. Bibliotekstjänst och Advertising.com är två som sagt att de hellre tar emot PDF via e-post än utskrivna fakturor, kanske har de elektroniska arkiv.

Jag använder en virtuell PDF-skrivare och skriver helt enkelt ut fakturorna i PDF-format så de ser likadana ut som om jag själv skrivit ut dem och postat dem.

/David

SPCS Administration har mycket bra stöd för detta, 1 klick och så skapas fakturan i PDF och bifogas i ett mail till mottagaren i valfritt emailprogram (Eudora i mitt fall). Sen är det bara att skriva till lite text om man vill och klicka på skicka.

Hur gör du detta i SPCS Administration?
Jag laddade ner en demo för att testa innan jag köper och kan inte hitta det.

Skall finnas en knapp/länk i utskrift PDF. demon kan vara gammal kolla vilken verision både modell och årtal...
Du får sedan bifoga filen i ett mail.

Klicka på utskrift och sen välj E-post så skapas en pdf och bifogas automatiskt.

Är det någon här som råkat ut för att ens kund mailbox strular till det så att kunden antagligen inte ens kan ta emot fakturan eller av någon annan anledning slarvat bort mailet med fakturan?

Vad för åtgärder ska man då ta?

Om vi inte får en bekräftelse på att kunden tagit emot "e-fakturan" inom ett par dagar så skickar vi en per post också...

Det löser dina problem :)

Vi använder ett fakturasystem på internet, kunden får en länk i e-post, och varje besök på fakturan loggas och jämförs med det ipnummer som gjorde ordern, då kan man lätt verifiera att fakturan är mottagen (visst, en del kollar från jobb/skola).
Av 100 fakturor är det cirka 5-6 som inte når mottagaren med varierande fel, home.se adresser är ofta utsatta.

Hur verifierar du att fakturan kommit fram?
Är det via mottagarkvitto, eller ligger fakturan egentligen på en webserver (så som decibel beskriver) så du kan logga besök?

/Peter

Vi ber helt enkelt kunden i fråga verifiera att de mottagit fakturan... :) Håller självklart inte om du hanterar större mängder fakturor, men då talar vi om helt andra system...