Integration mot bokföringsprogram
 

Lurar lite på hur det fungerar med att integrera sig mot bokföringsprogram. Det känns som att det borde finnas stor potential för förenkling om man slapp bokföra utgående fakturor själv - detta borde ju gå att få registrerat per automatik. Om det fungerar så, hur gör man i så fall med verifikationsunderlaget? Måste det ändå skrivas ut och sättas i en pärm?

Någon som har erfarenhet?

VISMA/SPCS har ju den möjligheten att skapa fakturor från webbshopen, de kan då även skapa en PDF-faktura som mejlas till kunden.

Om fakturan måste skrivas ut så vet jag inte om skattmasen har ändrat sin policy från tidigare men jag förutsätter att allt måste skrivas ut och sättas i pärm, har inte hört något annat från trovärdig källa så jag chansar inte.

Om du använder Billogram så genererar de verfikationerna, som du sedan bara behöver importera till ditt bokföringsprogram.

Fortnox har även ett API, som jag ej har använt men som ser väldigt trevligt ut: http://developer.fortnox.se/

Det som gäller är att originalfakturan ska sparas i 7 år. Om den levererats via PDF till dig så är originalet PDF-filen. Har du fått fakturan på posten så är det papperslappen som ska sparas.

Tack för alla grymma svar :-)

Lite bakgrundsinfo kanske kan vara bra: Idag har vi ett affärssystem där fakturorna skapas och finns, vi har också naturligtvis ett bokföringsprogram där vi registrerar verifikationer. Blir ett visst mått av extraarbete att ha dessa två uppdelade, men samtidigt vill vi ju gärna ha kvar affärssystemet som källa för fakturor. Något annat som skulle underlätta vore att ha banken kopplad till bokföringsprogrammet för direkt inläsning av OCR. Vi har en stor volym av mindre betalningar och allt måste syncas mellan olika system hela tiden. Har hört att man kan få spara verifikationer digitalt som bildfiler istället för att allt skall in i pärmar men är osäker på om detta verkligen stämmer.

Någon som har erfarenhet av hur man kan få ner den administrativa bördan med ett upplägg som vårt? :-)

Jag har integrerat ett bokningssystem mot mitt bokföringsprogram Fortnox, som som tur är har ett schyst API. Så både mina kunder som har bokningssystemet läggs automatiskt upp som kund, samt får fakturor via Fortnox.

Sedan så även kunderna till mina kunder kan via bokningssystemet få fakturor skickade till sig från Fortnox.

Så, tummen upp till integrationer, och speciellt Fortnox. :)

...så det är bättre att ha bokföringsprogrammet som källa för fakturor, och så föda detta via affärssystemet? Vad tjänar man på upplägget rent administrativt?

kolla www.sharespine.se, dom är specialiserade på integrationer mellan olika e-handelsystem och ekonomisystem.

Tips. Håll dig borta från VISMA. Kostar 10-15 000kr för att få access till deras API. Sen 1200kr/år.

http://www.vismaspcs.se/produkter/fl...ma-integration


Fortnox har jag hört bättre om.

Jo det känner jag till, men TS ville ha hjälp med sina kundfakturor och att de kan skickas till kunden. Jag uppfattade som hans fråga gällde om han var tvungen att skriva ut sina egna kundfakturor, vilket då borde räcka med att ha dem i PDF-format på sin egen dator, de är ju trots allt originalfakturor.

Men om det räcker vet jag inte, jag skriver alltid ut alla mina egna kundfakturor och sätter in dem i en pärm.

Låter som att ni borde skapa SIE-filer för export i ert affärssystem för att importera i bokföringsprogrammet.

Från banken drar ni löpande ut en fil med OCR-betalningar och markerar fakturorna som betalda i affärssystemet och skapar därefter ytterligare en SIE-export med inbetalningarna till bokföringsporgrammet.

http://www.sie.se/sie/home/showpage.php?page=fileformat

VISMA är inte bara en kostnad det tillför ett enormt värde till företaget i och med att det är ganska omfattande och har massor med funtioner som underlättar arbetet med administrationen (inte bara bokföring). Det är väl värt sitt pris.

Som företag kan man inte jobba gratis, det funkar inte i längden. Att man betalar sina leverantörer som tillför värde är väl en självklarhet.

Har man större företag så betalar man gladeligen miljontals kronor för att köpa program som tillför tillräckligt med värde.

Detta är rätt väg men inte att ni ska jobba något manuellt. Steget där du får BG och ska pricka av fakturorna i affärsystemet är onödigt. Vi har automatisterat även det. Du kan få banken att skicka ocr betalningarna direkt till ditt system med lite programmering. När du beställer ett domännamn hos oss t ex så skapas faktura automatiskt, jornaler fixas i bakgrunden till ekonomiprogrammet via SIE, betalningar från BG eller kortbetalningar bokförs automatiskt som i sin tur triggar registering script, bekräftelser med mera. Det är bara när kunderna gör fel som vi får meddelande om detta ( fel belopp, fel ocr trots kontrollsiffra). Allt detta görs med perl, asp och mysql.. och du behöver inte någon dyr api lösning som kostar pengar från visma när du använder sie.

Intressant! Kan man få ett litet kort förtydligande hur det fungerar och hur ni löst det i praktiken? =) I vilket format skickar banken/BGC detta till ert system?

Låter grymt bra :) precis vad jag är ute efter. Vad menar du mer specifikt med "kortbetalningar bokförs automatiskt".

Vad kör ni för bank & bokföringsprogram?

Vi har kört OCR innan men gått över till fakturanummer pga att ett fåtal kunder hade problem med att deras bank inte accepterade OCR:en.. hittade aldrig något fel i koden och OCR:erna funkade perfekt för 90% av kunderna. Någon som har varit med om något liknande?

Vi hade några få kunder som inte klarade av ocr men det var nog sbs. Fast det verkade som handelsbankens Internet bank var de som hade problem. Men om man raderade mottagaren och på till den på nytt så löste sig problemen oftast. Bankgirots format är en speciellt kodad textfil läs mer på bankgirots webbsida.

Hej!

Om du väljer att använda Fortnox så kan du hantera OCR nummer på fakturorna direkt i programmet. Antingen kan du låta programmet skapa OCR nummer när du integrerar in fakturan via apiet eller så kan du skicka med en egen genererat OCRnummer.

Återrapportering kan ske på två sätt. En del banker levererar inbetalningarna direkt i programmet så att Fortnox automatiskt kan pricka av fakturorna åt dig. Hos banker får du hämta en BGMAX fil på bankens hemsida och läsa in i Fortnox så prickas betalningarna av åt dig.

Använder du Klarna eller Dibs så finns det färdiga tilläggsmoduler som tar emot filer från dem och prickar av fakturan i Fortnox. Det viktigaste om du har kortbetalningar är att du skickar in transkationsnumret som betalväxeln genererar ihop med fakturaunderlaget du skapar i Fortnox.

Det finns även en funktion i Fortnox som gör att du direkt efter att fakturan är skapad via apiet så kan du hämta ut fakturan som en PDF med att annat api anrop.

läs mer på developer.fortnox.se

elmaco, pratar du om v3 eller v2 vad gäller att plocka ut fakturan? Jag har gjort en mindre integration och fann i v2 iaf endast att kunna skicka fakturan via mail (om den är bokförd).

Version 3 av apiet.

Räcker att du skriver https://api.fortnox.se/3/invoices/{invoiceno}/print så får du tillbaka en PDF över fakturan.

https://api.fortnox.se/3/invoices/{invoiceno}/email skickar mail till klienten.

Nytt för version 3 och att skicka e-post är att du kan styra både mottagare, ämne och meddelande för varje enskild faktura via apiet. Du gör detta genom att uppdatera emailinformation.

Låter super.

Kan v3 användas för klienter som inte ännu är på v3, utan v2 av Fortnox? Antar du vet...

Hej!

Du kan endast använda nya apiet till kunder som är över på den nya plattformen.

Fortnox har påbörjat övergången. Har du en kund du vill få över så kan skicka ett e-post till [email protected] att: Marcus. Så prioriterar vi upp kunden så att den kommer över till nya versionen.