Dina Bokföringsrutiner
 

Tycker det vore roligt att höra och lära av andra företagare vad de har för rutiner och knep när det gäller bokföring, förutsatt att man sköter den själv. Tänkte därför starta en tråd om detta. :)

__

Hur mycket tid lägger du på bokföring?

Vilket bokföringsprogram använder du?

Stora misstag du gjorde i början som du lärt dig av?

Bästa knep när det kommer till bokföring?

__

Jag börjar.

Hur mycket tid lägger du på bokföring?
Svårt att säga, en vanlig vecka kanske det blir 2 timmar, förutsatt att man sköter allt löpande så som att samla papper på rätt ställe.

Vilket bokföringsprogram använder du?
Visma Enskild Firma, funkar väldigt smidigt och bra måste jag säga.

Stora misstag du gjorde i början som du lärt dig av?
Att bokföra löpande hela tiden och inte skjuta på saker som är krångliga. Tar så mycket längre tid att sätta sig in i det ju längre tid det går.

Nästa är att verkligen spara alla papper som kommer in. Känns som man aldrig kan spara för mycket.

Bästa knep när det kommer till bokföring?
Skaffa en pärm där du har alla firmans papper, sätt in allt så fort det kommer in.

Ha för guds skull separata bankkonton om du driver enskild firma. Kommer underlätta väsentligt.

Bokför ofta!


Någon annan som vill dela med sig av era erfarenheter?

Bästa knep när det kommer till bokföring?
Skriv ut allt direkt när du betalar, skickar fakturor etc. och använd skrivaren som papperssamlare (jag lägger även in kort- och kontantkvitton). Jag tar sen bara pappershögen från skrivaren börjar bokföra.

Ett företagskort och bankkonto är väl eg. mer eller mindre en nödvändighet enligt lag då man ska hålla isär sin egen och firmans ekonomi? Bankkort behöver man ju inte, men det blir så mycket lättare att handla saker då...

Det med skrivaren var faktiskt intressant. Alternativt att använda en pärm för det men att direkt hantera inkomna brev rekommenderas.

Använder Visma Admin 500.

Jag har bokfört själv för mitt AB sedan 2009. Innan dess en annan person.

Stort misstag 2005 eller 2006 var att vi bokförde moms fel vid internethandel i utlandet. Det är ju endast en fiktiv moms men vi gjorde fel och betalade den. Gjorde en korrigering sedan över många månader och fick tillbaka ca 70 tusen kr som var betalt i onödan.

Tips på knep: skapa och använd konteringsmallar. Stäm av alla konton så att de stämmer varje månad: bankkonton, paypal, payson, avanza, skattekonto osv.

I dagsläget har jag bara ca 40-50 verifikationer per månad (slår ihop över 100 från payson i slutet av månaden) och jag gillar inte att lägga mer tid än nödvändigt på bokföringen. Så jag bokför varannan månad innan den 12:e. Tar 1-2 dagar. Då skriver jag ut allting, sorterar, matar in, deklarar löner och moms, betalar in till skatteverket osv.

Annat misstag som min REVISOR hade gjort gällande en omföring av förlust vid aktiehandel med kapitalförsäkringsdepå. Upptäcktes vid revision och jag fick betala skatt + 40% skattetillägg. Spelar ingen roll vems misstag det var ...

Jag tycker faktiskt det är kul att efter bokföringen se hur balansrapporten och resultatrapporten utvecklar sig.

Nu har jag flyttat till sydamerika och startat ett nytt bolag här. Så gör nu bokföringen för 2 bolag men vi har en accountant här som hjälper oss att deklarera skatter.

Gör du bokföringen själv så har du full koll på alla siffror och förstår hur det fungerar med skatter och moms.

Stor nackdel att göra bokföring, eller iaf årsbokslut själv är att du troligen missar många bra avdrag och smarta saker. Förutsätter såklart att du driver det någorlunda seriöst och inte hobbyomsättning.

Gör det du är bra på, dvs är du bra på webbsidor, kodning så är du troligen inte helt insatt i all skatteregler och avdrag.

Jag bokför inte jättemycket, 1-2 timmar i veckan kanske.

Det jag gjorde när jag startade enskild firma var att välja faktureringsmetoden direkt istället för att börja med kontantmetoden. För mig har det fungerat bra och man får en något bättre överblick samt att man lär sig "rätt" metod direkt så att det inte blir någon klyfta sedan när man bildar AB. Jag tycker i och för sig att det är rätt kul med bokföring då jag är lite statistiknörd och det är kul att följa sina prestationer. Hatar man det och tycker det tar upp för mycket tid är det kanske bättre att börja med kontantmetoden trots allt.

Jag använder Fortnox och är grymt nöjd. Det är snyggt, användarvänligt, funktionsrikt, automatisk backup, inga installationer, samt så har man åtkomst överallt (så länge det finns internet).

Hur mycket tid lägger du på bokföring?
Det varierar men när jag gör det som jag helst vill göra det på så konterar jag direkt i bokföringsprogrammet, skriver ut verifikikationen (som visar ett tydligt verifikationsnummer i rubriken), klistrar eller häftar ast veifikationerna på pappret från bokföringsprogrammet, hålar pappret och in i pärmen. Klart!

Vilket bokföringsprogram använder du?
VISMA/SPCS Administration 1000, köp det för mitt AB 1999 och har aldrig ångrat det. Det kostade mig 10 000 spänn första året inklusive serviceavtalmen mitt bolag omsatte då 1,74 Mkr så det var inga problem att ta den kostnaden. Ibland så betalar jag för serviceavtalet som kostar ca 2000 + moms per år, men inte alltid. Nu har jag struntat i att uppgradera sen version 4.6, som jag tycker var en underbar version (de är uppe i 5.31 nu) men nu krävs det onlineaktiering så därför totalvägrar jag att uppgradera. 4.6 var sista versionen utan onlineaktivering.

Stora misstag du gjorde i början som du lärt dig av?
Största misstagen (flera) var att lägga ut bokföringen på redovisningsbyrå. Dels tappar jag totalt kontrollen över bokföringen. Jag vet aldrig vad som är bokfört och inte. När jag får BR/RR så måste jag kunna lita på att siffrorna stämmer och är korrekta, eftersom jag tar investeringsbeslut med dessa som underlag. Första året jag lade ut bokföringen så fick jag besked i Oktober att jag hade ett överskott på 96 000 kr. Fint tänkte jag, då köper jag ett par datorer för 37 000 kr per styck. Nästa rapporttillfälle i December så var resultatet -250 000, OOOPS!!! Hur fasen gick det till??? Vitsen var att jag hade ingen konroll på läget, så jag blev minst sagt lite skraj hur otillförlitligt beslutsunderlag jag egentligen hade.

Sen kostade mig denna redovisningsbyrån 64000 kr per halvår, dvs 128 000 kr per år!!! Det blev bara ett år.... sen tog jag över själv.

Jag har dock provat på ytterligare två redovisningsföretag, som jag likaledes varit missnöjd med. Även om man inte gör allt perfekt själv så har man kontroll. Redovisningsbyråerna har generellt sett väldigt dålig kontroll på hur man ska bokföra så att Företaget får ut ett bra värde av bokföringen, de läser bara reglerna ut skatteverkets och bokföringsnämndens perspektiv, kör man själv så lär man sig hur reglerna funkar och man slipper ta ansvar för andras misstag.

Min revisor missade att lämna in handlingarna i tid till bolagsverket efter sin revision och det fick jag betala 5000 kr i förseningsavgift för, till ingen nytta alls.

Om man gör bokföringen själv så kan man göra den till ett kul jobb, man ska inte tänka att man gör det enbart för att man måste utan man ska göra det för att lära sig "mekanismerna" i ekonomins grundvalar, då k man tycka att det är riktigt roligt när man lär sig hur företaget funkar "under huven".

Jag har fler anledningar att göra det själv, men orkar inte ta alla detaljerna nu så det får vara.

Det är min lärdom.

Bästa knep när det kommer till bokföring?
Bokför varje dag, stäm av mot bankkontona direkt efter varje inmatad verifikation (när man är småskutt och inte har så många transaktioner) så man upptäcker fel direkt. Oftast har man vänt på debet/kredit, det är det vanligaste misstaget och är lätta att hitta om man kollar direkt.

Skriv ut verifikationslistan så man kan se hur man gjort vid tidigare transaktioner.

Lär dig programmets alla delar och använd dem, det underlättar att börja i liten skala så man lär sig hur det fungerar, rent tekniskt, men sen när det blir större volymer så är det en kollosal fördel att behärska programmet fullt ut, så man kan jobba riktigt effektivt.

Kundreskontra, Leverantörsreskontra är fantastiska funktioner om man använder dem på rätt sätt och lärt sig behärska dem.

I VISMA/SPCS Administration finns även Offert och Beställning till Leverantörer. Har man behov av att skriva många standardiserade offerter så är det ett fantastiskt verktyg att hålla koll på vilka offerter man gett ut.

Ska vara: I VISMA/SPCS Administration 2000 finns även Offert och Beställning till Leverantörer.

Hej,

Jag lägger ner noll timmar i månaden. Vår thailändska revisor gör hela jobbet, på ett enastående vis, för motsvarande 450 kronor i månaden.

Vi har fått besök av skattemyndigheten EN gång. Min fru påtalade hur mycket skatt vi betalar och att hon undrade varför de kom till oss överhuvudtaget. De nöjde sig med det, tackade för sig och har sedan dess inte återkommit.

Heheh skoj! Har du svenskt eller thailänskt bolag?
Antar att inte skattemyndigheten i sverige vänder i dörren efter ett sånt påtalande.

Det är ju lite skillnad på Thailand och Sverige där kanske :) I många länder är det fortfarande ett framsteg att personer betalar skatt. Man vill vara vän med de som sköter sig vilket nog är en lyckad strategi. Är väl framför allt de större företagen som man granskar lite hårdare där kan jag tänka mig?

Det är väl inte revisorn som gör bokföringen i Thailand heller utan en redovisningsbyrå antar jag, skulle förvåna mig mycket om en revisor sköter bokföringen åt andra företag.

Roligt att många har så mycket bra att dela med sig av. Alltid intressant för någon som är relativt ny på bokföring :).

En liten fundering efter att ha läst några inlägg. Kör ni digitalt med de dokument som är digitala (fakturor etc) eller skriver ni ut allt?

Tycker själv det är smidigare att köra allt digitalt även om man givetvis sparar allt som kommer in i pappersformat.

Skriver ut allt och sätter in i pärmar. Skriver även verifikationsnummer på varje papper. Brukar bli 2 pärmar med verifikationer +1 bokslutspärm per år.

Världens bästa mamma sköter min bokföring. Hon drev eget tidigare, och tog hand om allt medan jag bodde hemma. Har inte orkat lära mig hur man gör, så hon håller på än :)

Vi kör Visma Avendo eEkonomi som bokföringssystem. Det är online-baserat, och går såldes att nå oavsett dator eller plats! Dessutom otroligt enkel att förstå sig på :)

Tror inte vi stött på något problem än? Återstår väl sen när vi bli granskade ;) Fick iaf min skatteåterbäring i förrigår, så antar att det blivit rätt ;)

Att skriva ut allt är också en lärdom... måste ju ändå spara det på något beständigt material i 10 år framöver. I början försökte jag spara det på datorn men det blir så många dokument! Det mesta finns ju dock fortfarande digitalt, men i en himla röra på mail och liknande! (Blir ju dessutm inte mindre papper i en pärm, men där är det bara att sätta in dem och sen vet man var dem finns, naturligtvis finns liknande datorprogram... men inget jag föll för).

Visst är det väl så att man måste spara de filer som från början är digitala i typ ett x antal år? Ser dock också fördelen med att skriva ut allt och samla i en pärm, betydligt enklare att få överblick och ev. lämna över till skattmasen om han vill kika ;)

Gällande att spara bokföring på datorn så kan jag varmt rekomendera Dropbox eller liknande tjänst. Enkelt att komma åt oavsett dator.

Bra tips där Jim. Sätter du in papperena i datumordning eller sorterat efter verifikationsnr? (Borde idealt vara samma antar jag). Har du pärmarna indexerade på något sätt eller sätter du in allt rätt upp och ner så att säga? :)

Alla pappersfakturor scannar jag med en Fujitsu Scansnap S1300 och filen hamnar i Evernote. Jag laddar upp den till Fortnox och när jag bokför får alltså verifikationen en bifogad pdf och jag har all bokföring online.

Risker med det är om Fortnox skulle haverera förstås, men jag har även alla filer sparade i Evernote samt på Dropbox och tar egna backuper till Amazon varje dag. Pappersoriginal sätts i pärmar (men pdf-original skriver jag inte ut).

Enligt bokföringslagen får man byta format på underlagen (dvs scanna papper eller skriva ut filer) så länge man sparar originalen.

Jag både håller med dig och vill så gärna argumentera mot dig. Jag brukar alltid tipsa de som frågar mig att de ska lägga ut bokföringen - enda undantaget är om du ska starta en redovisningsbyrå.

För mig är detta 2 hållbara argument:

1. Tiden du lägger på att bokföra borde du använda på att sälja eller utveckla ditt bolag. Speciellt om du inte har stenkoll och måste kolla upp saker hela tiden.

2. Jag är proffs på mitt jobb, inte redovisning!

Om revisors "glömmer" att lämna in bokslutet står ju givetvis en seriös revisor för denna kostnaden. En liknande sak hände mig när redovisningsbyrån inte lämnade in bolagets deklaration eftersom det saknades en underskrift från mig. De missade dock att påminna mig och pappren låg kvar på deras kontor. Det var inte ens en diskussion, de betalade straffavgifterna direkt.

Hur mycket tid lägger du på bokföring?
Några timmar i månaden.


Vilket bokföringsprogram använder du?
Vi lägger ut allting på en redovisningsbyrå.


Stora misstag du gjorde i början som du lärt dig av?
1. Göra löpande bokföring själv. Se min kommentar på Connys inlägg.
2. Inte läsa och förstå rapporterna med tillräckligt intresse.
3. Inte ha rutiner och koll på underlag.


Bästa knep när det kommer till bokföring?
Lägg ut det på en redovisningsbyrå som du känner starkt förtroende för och har en nära och bra relation med.

Tydliga rutiner, speciellt om ni är flera, för hur man hanterar fakturor och verifikationer. Speciellt viktigt om man har betal/kreditkort.

Bra tips där Anders!Får man fråga på ett ungefär vad en redovisningsbyrå tar för dessa tjänster?

På ram arm vet jag inte vad vi betalar för ett helår, men mellan 2.000 - 6.000:- per månad beroende på hur mycket kringsaker, avstämningsmöte etc som vi har haft och kanske 15.000 - 20.000 för bokslutet. För ett bolag som omsätter 6 miljoner ungefär.

Om man kör sin bokföring digitalt så är det lag på att den måste lagras i Sverige rent geografiskt, så man får exempelvis inte lagra bokföringen i ett system som har sina servrar i USA för att ta ett exempel.

Ok, bra tanke där. Men däremot så är Dropbox bra som backup antar jag.

Som extra backup går väl bra antar jag, men det får inte vara den enda stället man har bokföringen på.

Alla ni som skriver ut papper och har det i pärmar.

Vad har ni för flikar i eran pärm?

För min del har jag kört:

Verifikationer
Kontotransaktioner
Paypaltransaktioner
F-skatt
periodisk sammanställning
Föräkringar /Avtal
Bokslut

Fungerar så då jag inte har överdrivet många verifikationer per månad.

Hur mycket tid lägger du på bokföring?
4 - 6h per vecka. Många små fakturor tar tid.

Vilket bokföringsprogram använder du?
BL Start - det är riktigt, riktigt bra. Sjukt enkelt och fullt med funktioner. Perfekt för den som inte kan så mycket om bokföring, det behöver man inte kunna. :-)
Gjorde precis ett försök att byta till Hogia Smart (webbaserat, Silverlight) men blev sjukt missnöjd och har gått tillbaka till Björn Lundén.

Stora misstag du gjorde i början som du lärt dig av?
Att anlita en oseriös redovisningsbyrå. Detta var ändå en stor byrå, men det är alltså inte en garanti för att de gör ett bra jobb.

Bästa knep när det kommer till bokföring?
Att hitta en redovisningsbyrå som du litar på och trivs med och att jobba tätt ihop med dem - även om det kostar lite.

Jag har ett register med 31 flikar, de första 1-12 är en flik per månad sedan har jag egna flikar för:

1 - Verifikationer Januari
2 - Verifikationer Februari
3 - Verifikationer Mars
4 - Verifikationer April
5 - Verifikationer Maj
6 - Verifikationer Juni
7 - Verifikationer Juli
8 - Verifikationer Augusti
9 - Verifikationer September
10 - Verifikationer Oktober
11 - Verifikationer November
12 - Verifikationer Decemer
13 - Balansrapport
14 - Resultatrapport
15 - Saldolista
16 - Kontoutdrag Plusgiro med nr xxx xx xx-x
17 - Kontoutdrag Sparkonto med nr cccc-nnnn nnn
18 - Kontoplan
19 - Huvudbok
20 - Baskontoplan Normal (BAS2013)
21 - Verifikationslista (datumordning)
22 - Avtal (tecknade under året)
23 - Resultatenheter (Varje underkonsult har egen RE för uppföljning)
24 - Projekt
25 - Budget / Kalkyler
26 - Årsredovisning / Bokslut
27 - Skatteverket
28 - Bolagsverket
29 - Övriga anteckningar
30 - Övrig Korrespondens
31 - Verifikations-/konteringsmall

Jag tycker det är viktigt att man snabbt kan hitta det man söker så har man 31 flikar så delar jag upp materialet så jag får maximal nytta av uppdelningsmöjligheterna. Sväller pärmen så jag måste ha fler ringpärmar så är det svinenkelt att flytta ut valda flikar till en separat pärm.

På ryggens etikett skriver jag:

Bolagsnamn AB
Bokföring
2013
Pärm 1/3 (detta kompletterar jag med vid årets slut)

Vanligtvis klarar jag mig med 1-2 pärmar men enskilda år med mycket aktiviteter och småaffärer eller många kvitton har jag kommit upp i 4 pärmar. för mitt eget bolag.

Verkligen genomtänkt system du har där Conny. Håller med om att det gå snabbare att hitta det man söker ju mer detaljerad uppdelning man har.

Man får anpassa det efter sina behov, så jag brukar ändra en del detaljer från år till år så det blir bättre och bättre antar jag. Uppdelningen av verifikationer per månad var nytt från 2012 för min del. Tidigare körde jag alla verifikaten i en flik men det var för svårt att hitta det man vill åt snabbt så jag ändrade det förra året och det blev riktigt bra tycker jag.

Jag tycker även man ska ha ett dokument som man skriver in de principer och rutiner man använder så om någon annan behöver gå in och hjälpa till så kande slå upp de rutiner jag använder. Jag skrev ett långt sånt dokument när jag anlitade min första redovisningsbyrå. Men problemet var att de vägrade använda den, så de hittade på egna rutiner som bröt mot de principer jag hade lagt upp, vilket gjorde att bokföringen blev rena kaoset efter ett tag.

De klumpade ihop alla kvitton till en jätteverifikation trots att det var olika datum på kvittona, men man kan bara ha ett datum per verifikation.

Någon här som åkt på ett besök av skattmasen ala revision?

Vad brukar de vilja se då? Bara låta dem bläddra bland papprena och bjuda på kaffe eller? :)

Jag har inte råkat ut för det själv men har bekanta som haft besök av en skatterevisor.

Skatterevisorn lusläste varenda verifikation, avtal, faktura och kvitto, samt ifrågasatte ett gäng av dem. Men eftersom mina bekant hade koll på läget så skrev han en promemoria som förklarade syftet med varje enskild faktura, så till slut blev det bara någon enstaka transaktion på någon tusenlapp som man inte fick igenom. Det var ett bolag med en handfull anställda och ca 5 Mkr i omsättning vid tillfället. Vad jag förstått så verkade skattmasen lite missnöjd att de inte hittade mer så min bekant brydde sig inte om att överklaga de sista två fakturorna som skattmasen anmärkt på (men de verkade helt ok om du frågar mig, så de hade säkerligen gått igenom utan anmärkningar om de stått på sig lite).

Lärdomen är väl egentligen att se till att man har ordning på bokföringen och har förklaring på varenda faktura redan när man lägger in den i bokföringen så slipper man funder apå det vid en revision.

Jo det är nog som du säger Conny, gäller att ha koll på papperen och skriva kommentarer på saker som kanske itne är självklara.

Undrar hur de väljer ut sina offer (skämt åsido).

Det finns tre kriterier:

- Slumpmässig revision av vissa företag
- Riktade revisoner mot vissa brancher/kriterier (slumpmässigt vilket företag som väljs)
- Misstänkta bolag (det har triggat en granskningssignal som lett till revisionsbeslut)


I min kompis fall så var det en slumpmässigt vald revision.

Så här skriver BFN i "Att föra bok":
Edit: skrev nog det här i fel tråd men låter informationen vara kvar. Den är ju ändå relevant.

Bra info där Erik! Då behöver man alltså inte bokföra varje dag om man inte får cash i handen.