Hur gör ni med era inkommande fakturor?
 

Efter en timmes googlande så hittar jag fortfarande inte svaret. Det gäller fakturor som kommer in till vårt bolag. I början hade jag en pärm som hette obetalda och en som hette betalda. Funkade fint.. fint..

Nu är det så att bolaget har expanderat och vi har skrivit avtal med en grossist som gärna fakturerar per order. Rör sig uppemot 100 fakturor per månad. Situationen med pärmar är inte hållbar längre.

Min tanke är att jag skulle börja scanna in fakturor i nåt fiffigt system. Där de vi godkänner dessa och även lägger in när dom senast ska vara betalda osv. Därefter är möjligtvis att den kör någon form av OCR läsning så att jag enkelt kan koperiera ocr nr och klistra in det i internetbanken.

Är öppen för alla möjliga förslag som kan underlätta min vardag. Är inte intresserad av någon mega dyr dokumentinläsning. Gärna open source.

E-Faktura är inget som kunden kan erbjuda?

Mig veterligen finns det inget open source som klarar EFH

E-faktura är ju en smidig lösning men erbjuds tyvärr inte av leverantören och inte av de andra leverantörerna heller. Vi har beslutat att vi inte går över till E-faktura då ca. 20% av de som fakturerar oss stödjer det. Då blir det bara en röra istället.

Vi skannar in alla fakturor och lägger in dem i ekonomi systemet.
Och de är inte några ;)

Skannrarna är fujitsu, skanner programvaran heter pixedit, tror de kostar typ 25lök per licens/maskin om du skall ha med OCR avläsning.
Sen faktura systemet är agresso.

Lite inte alls på mig nu, men är det inte så att alla fakturor, kvitton och liknande skall finnas tillgängliga i ursprunglig form vid t.ex. en revision?

Fujitsu-scannrarna är riktigt bra: http://www.tradescanners.com/fujitsu/scansnaps1500.php

Här finns en liten reklamfilm också:
http://scansnap.fujitsu.com/movie/fi-5110EOX2_PR_E.wmv

Vi har börjat scanna in alla fakturor och kvitton och upptäckt en massa fördelar med det (digitalt är ju sjukt mycket bättre än analogt).

Just nu delar vi på fakturorna med bokföringsassistenten med dropbox och använder speedledger (www.speedledger.com) för bokföringen. Vi håller också på att leta efter ett opensource-alternativ för godkännande och betalning av fakturor (det sker nu manuellt).

Så om du hittar nått får du gärna dela med dig. Själva scannern kan jag dock rekommendera. Den är inte så dyr.

Dessa använder vi.
http://www.fujitsu.com/us/services/c...fi-5530c2.html

Fast jag skulle nog inte rekka detta paketen som vi kör för andra då de är så galet dyra.

Skannern kostar typ 40 papp styck
Mjukvaran kostar 25 papp styck
Och sen allt annat runt om som man behöver också, ekonomi system osv.
Så de är ingen lösning som passar för mindre företag tror ja

Vi använder denna: http://www.tradescanners.com/fujitsu...rack2filer.php
Betalade vi ca 3000 för men den klarar bara 8 sidor per minut (inte 50 sidor/min som den för 25 papp).

Barateau, mjukvaran PixEdit, vad använder ni den till? Är det den som automatiskt läser in ocr och sånt? Eller har den ekonomihanteringsfunktioner också?

Inge ekonomi funktion, enbart skanning och auto puttsning av sidorna, och ocr avläsning osv.
Det är inte just ekonomi/fakturor som de är till för utan att allt som kommer pappersväg till oss skall skannas in med ocr avläsning, och sen skall det in i dokument hanterings systemet.
Tror vi har nått i stil med 14 stycken sett av detta.

Visst är det så men jag tror att trådskaparen och de andra i den här tråden skannar in fakturorna för användning i sitt ekonomisystem och sen sparar originalet i en pärm i datumordning. På så sätt får de enklare att överblicka vilka fakturor de betalat etc. utan att sitta och bläddra i en pärm hela tiden.

Oj, då lär ni ha en imponerande mängd inkommande. Med tanke på att varje klarar 50 sidor i minuten :)

Det här var en riktigt intressant tråd. Jag har alltid misstänkt att det är rent idiotiskt att vi ska sitta och läsa in ocr-nummer vid betalning av fakturor - för att sedan skicka dem vidare till redovisningsbyrån som återigen läser in ocr-nummer i bokföringsprogrammet. Och allt sker manuellt.

Jag har precis varit och dumpat av pärmar hos redovisningsbyrån. Pärmar som jag om några månader sedan kommer att vara tvungen att släpa tillbaks till kontoret. Att maila en hög pdfér med möjlighet att köra copy-paste på ocr-numret vore så klart 1000 gånger smidigare.

Det här tål att grävas i. En förutsättning är så klart att man hittar en scanner där man kan mata in sidor på samma sätt som i en skrivare och en bra mjukvara. 30k för en scanner lät lite saftigt. Men antar att det finns billigare alternativ.

Mjo billigare alternativ finns de, sen kan man använda t.ex. adobe acrobat för OCR avläsning.

Jag tror att vi tillsammans har lyckats att identifiera ett riktigt hett affärsområde. ;)

Kolla den här sidan: http://www.tradescanners.com/fujitsu...rack2filer.php
Där finns det scannrar från 2500 och uppåt. Vissa av de mindre modellerna är också portabla vilket är skönt om man reser mycket.

Låter verkligen som det :-) Jag är gärna med och letar/utvecklar. Helt klart intresserad av ett liknande system själv.

Men vad behöver systemet innehålla?
OCR för att göra datat i fakturorna sökbart, men vad mer?
Enkla ekonomiska funktioner?

Det finns ju väldigt många redovisningskonsulter och revisorer som erbjuder inscanning, bokföring, attestfunktion så man ser fakturan i datorn samt arkivering för i sammanhanget en liten peng. Oftast till styckpris.

Har man dock 100 fakturor på 25 kr styck så kanske det inte blir intressant men om man överväger att anställa någon för att göra arbetet så blir det nästan alltid billigare att leja bort det.

Har rätt stor erfarenhet av sådant så är någon intresserad att veta mer så PM:a...

Till er som tänker bygga ett eget system så skulle jag rekomendera att lägga in stöd för e-fakturering då staten har bestämt att vid 2013 år utgång är det obligatoriskt med e-betställningar. Med e-fakturering tror jag vi kommer se ytterligare steg mot automatiserad bokföring...

Lycka till!

Det finns företag som sysslar med sådant här. Kostnaden brukar li mellan 20-100kr per levfaktura, men det är ofta värt det faktiskt. I summan ingår arkivering av originalen..,
Basware har ett system där man som kund får ett mail att man har oattesterade fakturor.
Då klickar man på länken och där ser man alla info samt en bild av fakturan.
Man väljer då att betala (alla OCR-uppgifter etc) är bara att fylla i.
Man kan välja om man själv ska välja vilket konto fakturan skall konteras på eller om Basware skall hjälpa till att föreslå konto beroende på vad man köpt...
http://www.basware.com

För er webnissar som är duktiga programmerare så är denna marknad inte särskilt konkurransutsatt för småföretagare. Kan någon hitta en billig(are) snabb lösning för mindre företag så är detta nog en bra affärsidé...
De flesta småföretagare har ju knappt ett kontor längre...

Dock så är många stora jättar på gång med egna lösningar och då kommer det blir svårt att konkurrera om man inte kommer på något smartare...men det finns hål fortfarande, definitivt.

Som wjj säger det är oftast mycket billigare att leja ut detta än att göra det själv när man räknar mot alternativkostnad (mot vad du själv skulle kunna dra in i pengar i stället för att själv sköta administrationen).

Jag kollade upp detta med e-faktura bara för någon dag sedan i ett uppdrag och Nordea har en tjänst för företag för e-faktura som kostar 250 SEK i startavgift, 20 SEK per månad och 3,50 SEK per faktura.

Tjänsten funkar bara företag till företag men man borde kunna snacka med sina leverantörer och säga att:

- Vi kommer att gå över till e-faktura vid nästa årsskifte och vill ni fortsätta att leverera till oss så vill vi att ni levererar era fakturor enligt detta format.

Fleroch fler går över till elektronisk fakturaantering så på några års sikt så kommer vi dit oavsett om vi vill eller inte.

VISMA/SPCS har en EDI-växel för fakturahantering. Anslutningsavgift 1000-1500 spänn eller nåt sånt.

Det jag tänker mig är ett system där du scannar in fakturorna och dessa hamnar i nån kö som t.ex. heter "Obehandlade fakturor". Du loggar sedan in i programmet och börja att gå genom fakturorna för att godkänna. Där lägger du även in Levnamn, utskriftsdatum, ankomstdatum (samma datum som inscanning), belopp, ocr, förfallodatum. Finns det OCR stöd så är det ju bara att copy paste. På så sätt har jag en klockren översikt på hur mycket $ obetalda vi har, missar aldrig en betalning då man i praktiken skulle kunna lägga in e-post meddelande en dag innan; "Du har X antal fakturor som förfaller imorgon!".

Största problemet jag upplever är precis som Gustav sa, att bläddra bland pärmar och att faktiskt titta på fakturan i efterhand när den ligger hos revisorn. Exempelvis så skickade en lev. en faktura i december och en i Januari. Jag misstänkte att jag hade betalat ett liknandne belopp i dec 09. Fick åka till revisorn leta bland pärmar och konstatera till att jag faktiskt har betalat detta. Hade mitt minne varit sämre så hade det varit körd. Fakturan var på många kr och hade ett nytt faktura nr. Lev. påstår att de precis bytt faktureringssystem...


Jag är gärna med i någon utvecklingsgrupp och kan även investera i form av kunskap och kapital. PMa gärna!

PM skickat :-)

Det låter som att du beskriver "BasWare Invoice Processing" :-)

Som sagt, just detta finns i dag. Exakt detta finns det prisvärda tjänster för. PM:a mig för vidare information så ska jag nog kunna lotsa er rätt.

Gällande e-fakturering så släptte Fortnox en modul för detta innan årsskiftet som är gratis att gå med i. Kostar 3,5 kr per faktura om ni använder deras bra bokföringsprogram.

Lycka till!

Ett par år senare dyker den här tråden upp i mitt lilla huvud. Jag vet att jag hittade den perfekta tjänsten för endamålet men tyvärr slarvat bort länken :(. Svensk företag som hade en månadsavgift + en rörlig avgift per levfaktura.

Det man gjorde var att ändra faktureringsadress till dem och du fick ett login till webbinterface för attestering och hantering. Någon som råkat komma i kontakt med dem och kan namnet?


(skriver i denna tråd istället för att skapa ny då det i princip handlar om samma sak)

BGC scanning solution ?

Mitt fattigmansknep är att ta en bunt fakturor och sedan scanna till pdf och köra OCR scanning i Adobe Acrobat (fullversionen) och sedan ctrl-c, ctrl-v in i Fortnox på alla långa siffror.

Blir så arg att jag inte kommer ihåg tjänsten. Bra prismässigt och underlättade riktigt mycket. Det ingick även kuvert för att posta upp levfakturor till dem, hemsidan var i blå färg om jag kommer ihåg rätt. Det var precis som min beskrivning tidigare, det kopplades genom autogirot och när du efter attest godkänden en faktura för betalning så drogs dessa pengar från det konto som var förvald.

Grrr.. Hoppas jag inte drömt om detta, för isf har jag blottat min affärsidé =)

Perfekt! Det är ungefär vad jag letar efter.
Vi får in tvåsiffrig fakturamängd varje månad, och det är väldigt jobbigt att sköta allt manuellt med internetbanken.

Vilken scanner använder du för att omvandla till pdf?
Jag läste om fujitsu-scannerna i tråden, sådan?

Men mitt mål är egentligen att den automatiskt ska lägga till alla fakturabetalningar till Plusgirot eller t.ex SEB internetbanken?

1. scannar in fakturan
2. klickar lite på datorn för att "automatiskt" få in allt i internetbanken


Finns det någon sådan gratis/ganska billig lösning?


Tack!
mvh

Jag kollar att fakturan är korrekt och är den det så lägger jag omedelbart upp den för betalning och sen in i bokföringen, de fåtal som jag inte godkänner bestrider jag och de blir så att säga obetalda. Men de hanteras manuellt

Däremot borde det finnas ett system som är öppet för alla att skicka e-faktoror med, inte enbart volymkunder. och inga löljluga startavgifter. Det är OK med en avgift på 5 kr per faktura som det kostar att sätta ett frimärke på. Men inte högre kostnader än så.

Det har jag också tänkt på många gånger.
Det krävs ju ytterst lite trafik och processorkraft för att processa en e-faktura så de priserna är ju långt i överkant. Det är ju ungefär som e-mail som även triggar ett par andra system. Visserligen lite högre krav på säkerhet och driftsäkerhet, men det försvarar ju fortfarande inte priserna.

Det vore ju en väldigt stor vinst för både skatteverket, som mycket lättare kan kontrollera fakturor genom dessa elektroniska register, och för miljön och för alal företagare när vi slipper alla dessa pappersfakturor som måste hanteras manuellt.

Swedbank har en lösning där man skickar e-fakturor för en "låg avgift som täcker de 100 första fakturorna".

http://www.swedbank.se/foretag/cash-...tura/index.htm

Hittar inget priser där konstigt nog.
Har du koll på vad lösningarna "Via fakturaportal" och "Skrivare för e-faktura" kostar eller vart det står?

Jag skickar alla fakturor elektroniskt från VISMA/SPCS Administration 1000 genom att mejla en PDF, det funkar direkt från programmet så man behöver ingen särskild PDF-skrivarprogram om man inte har det.

Man kan välja att först spara fakturan lokalt som jag gör och sedan mejla den eller att skicka den direkt.

Men jag blir så förgrymmat sur på att de inte har en möjlighet att skicka en XML-faktura och även möjligheten att ta emot och importera den hos kunden (om man har programvara från VISMA/SPCS), nejdå de har en egen fakturaväxel där det krävs separat avtal och massa avgifter både startavgifter och avgifter per faktura.

Det borde inte vara svårare än att skicka/ta emot mejl för att ha elektronisk fakturering.

Alla företag skulle kunna ha en egen mejlbox kan heta vad som helst men [email protected] borde väl vara ett bra val tycker jag.

När någon skickar en faktura till mig i det standardiserade XML-formatet så ber jag dem skicka det till [email protected] och sedan ställer jag bara in i programmet att den ska logga in på detta mejlkonto och kolla om det kommit ett korrekt formatterat fakturamejl, ja ni fattar ..... Hur svårt kan det vara?!?!?!?

Det finns redan några färdiga standarder för hur fakturor ska vara utformade i xml-format:

Svesnka standarder:
- sie
- svefaktura

Internationella standarder:
- ebxml
- oagis


Många argumenterar att säkerheten är så svårt att hantera, jag säger då att det är skitenkelt att skicka en PDF-faktura utan säkerhet alls, det funkar skitbra.... Slå det om du kan....

Fördelen är ju uppenbar om jag i stället kan skicka en XML-formatterad faktura så kundens affärssystem direkt kan läsa in fakturan och visa upp den på skärmen, sen kan kunden skapa en PDF lokalt om denne vill det. Men all info i fakturan kan direktimporteras utan fel in i kundens affärssystem!!!!

Nej, men min erfarenhet är att det är väldigt mycket upp till din företagskontakt att sätta priset. Vi tittade på det när vi hade en kund som "egentligen" krävde e-fakturering (offentlig verksamhet) och blev förvånade över att priset var så pass lågt. Har dock inget minne av summan nu.