Eftersom jag bedriver ett antal webbutiker och min revisor påpekar att jag måste spara alla transaktioner och ordrar.

Det blir lätt en pärm per månad med bara orderbekräftelser. Sen kan vi ju även räkna in fakturor, leverantörsfakturor, transaktionsunderlag, bankkvitton, postenkvitton och övriga papper.

Då är vi uppe i minst två pärmar per månad.

Eftersom detta känns helt sjukt undrar jag hur stora aktörer gör egentligen... säg Adlibris eller CDON.

De måste fylla MINST 2 pärmar PER DAG med sådant här underlag. Det blir alltså 2 x 365 = 730 st pärmar per år. Att det håller konstant 2 per dag är även det osannolikt eftersom det finns jul osv. Så vi säger 750 st?

Som bekant med skatteverkats regler måste man behålla sin bokföring i 10 år. Då snackar vi 750 x 10 = 7500 st pärmar.

Skall man alltså bygga ett lager för att enbart lagerföra pärmar med bokföring?

Skatteverket är största miljöboven av alla som tvingar oss att slakta träd på det här viset. Det är enklare att manipulera papper än att ändra om bokföringsprogram.

Jag tycker inte alls detta verkar rimligt.

Hur gör de megastora aktörerna egentligen? Nån med lite inside tips? ;)

Du kan alltid scanna in alla dina papper och spara på en håddisk :) Vet att ett större företag i skövde gjorde så när jag hade kontoret där. Ganska smidigt om man ändå har personal som kan göra sånt. Annars finns det speciella pärmar för att spara sin bokföring i, mycket bredare och man får plats med 3-5 vanliga pärmar i en sådan, finns även lådor man sedan ställer dessa i som man kan bygga på höjden. Ganska smidig lösning det med.

Orderbekräftelser och fakturor kan du ju spara i digital form utan problem. Minns jag rätt måste det bara vara möjligt att titta på dem vid kontroll.

Är det verkligen tillåtet att scanna in och göra sig av med leverantörsfakturor?

Den som funderar på att göra det kan ju kontakta skatteverket och fråga. Jag ser inga hinder för det trots att jag inte gör så själv. Men det går ju alltid att printa ut de om det skulle behövas? Även en leverantörsfaktura är ju en kopia, den har ju skrivits ut på samma sorts skrivare som sedan skriver ut det från inscanning?

För ca 10 år sedan undersökte jag detta och då var det en på länstyrelsen (jag tror det var där, det var inte skatteverket i alla fall) som kund ge tillstånd till att lagra digitalt. Men när jag ringde han efter att tagit reda på det.. så blev han frågande... jaha beslutar jag det :) men nu är det säkert vanligare.

Men det var som sagt 10 år sedan.

Det viktiga är att man lagrar i 10 år, ska nog inte spela roll i vilken form. Men det är fortfarande enklast att spara papper så man hanterar papper. Att slänga det i pärmen gär man ändå så att scanna är ett extra jobb. Jag hyr en extra lokal utöver kontoret där jag har kontorsmöbler som inte används och andra kontorsprylar samt arkivering av papper. Det fungerar bra.

Ja det är tillåtet med enbart digital lagring. Man är dock skyldig att se till att lagringen sker på ett säkert sätt precis som med den vanliga bokföringen.

Är ni säkra på det? När jag loggar in på Nordeas e-redovisning, där samtliga kontoutdrag/transaktioner till mitt plusgiro sparas i form av digitala verifikationer, så står det klart och tydligt att de sparas i tio år, men att jag måste skriva ut dem för att de ska vara giltiga. De ligger där som pdfér i mängder, men jag måste alltså skriva ut dem om jag vill använda dem som verifikation till min bokföring.

Nu kan det vara så att skatteverket inte godkänner att man sparar verifikationer just hos Nordeas e-redovisning. Men det är nog värt ett samtal till skatteverket för att kolla upp.

Vad gäller pärmar så har många större företag stora brandskyddade lagerlokaler där de sparar bokföringen. Jag såg någon bild på en sådan lokal på Irland. Det var enorma ytor med hyllor och pärmar i.

Jag har tyvärr ingen bra lösning. Men jag talade med skatteverket angående bokföring av försäljning med orderbekräftelser som verifikation. Enligt skatteverket var det ok att skriva ut en sammanfattning för varje dag. Jag skriver alltså ut en sammanställning för alla köp. Det som finns med för varje köp är ordernummer, kundens namn, köpbelopp och artikelnummer på beställda produkter. Det totala beloppet för dagens försäljning finns också att läsa och jag bokför sedan samtliga beställningar som en enda post i bokföringsprogrammet. Pappershögen med verifikationer för bokförda köp har alltså blivit ganska tunn, eftersom jag numera får plats med tio köp på ett a4-ark.

Som alltid så blir det inga raka svar på WN, utan bara en massa spekulationer. Men du kan ju ringa skatteverket och höra vad de själva föreslår wojt. Jag tycker nästan att det borde vara skatteverkets sak att tillhandahålla lagringsutrymme om de nu kräver att allt ska sparas i tio år.

Bokföringslagen är väl den som gäller. Hur den ska tolkas i detalj överlåter jag åt andra. Men den öppnar för digital lagring om man kan uppfylla vissa krav, som till exempel att det går att skriva ut en handling direkt. Era leverantörer av dokumenthanteringssystem borde kunna svara på det.
Precis som Gustav skriver får man hantera en dagskassa som en enda affärshändelse.

Intressant diskussion! Om nu digital lagring är tillåtet, borde man inte kunna gå hela vägen och ha allt underlag digitalt? Till och med vanliga kvitton för affärsluncher etc. borde gå att scanna och spara. Någon som vet mer?

Även Bokföringsnämnden www.bfn.se är relevanta här då detta väl handlar om s.k. "god redovisningssed".