Det stora problemet är att om varan/tjänsten köps in av någon som vanligtvis inte sköter inköp. På mitt "day-job" säljer vi en hel del kurser och då är det oftast tekniker/ingenjörer som köper dessa för att själva gå på kursen. Även om man påminner vid bekräftelsen att de skall skicka till oss beställningsnr och annan viktig information brukar det bli fel många gånger

- Har haft deltagare som inte vet vad deras bolag heter (stora bolag kan byta namn/ägare ofta). Fakturor bör ha rätt företagsnamn tydligen...
- "Men nej, du behöver inte uppge något beställningsnummer" vilket givetvis innebär att deras ekonomiavdelning kräver beställningsnummer.
- Fakturor som skall skickas till Spanien istället till kund i Sverige...
- Fel adress ...eller en helt annan faktureringsadress på annan ort.
- Kurs beställs av bolag A. Kurs hålles för bolag A. Faktura till bolag A. Argt samtal från bolag A som säger att givetvis skall bolag B få fakturan.... (det borde vi ju kommit på själva).

Men i stora organisationer är problemet att den som beställer många gånger inte kan rutinerna utan tror det skall lösa sig. Det gör det inte...

Men oftast är alla snälla och glada... förutom ekonomikillen som brukar bli lite halvsur när fakturor kommer i retur. Men det gör ju även att man kan ringa kunden och lösa detta och samtidigt fråga om hur kunden upplevt kursen och få lite feedback.

Frågan är om du har just det, ett ingånget avtal alltså....

För att det ska vara ett giltigt ingånget avtal måste den du skrev avtalet med vara registrerad firmatecknare eller ha fullmakt att teckna firman. Annars har denne person inte rätt att ingå bindande avtal för arbetsgivarens räkning, och det är du som leverantör som har ansvaret att kontrollera att så är fallet.

Det förekommer massor av fakturaskojerier och därför har många större organisationer infört krav på att levrentörerna anger ett specifikt beställningsnummer på fakturorna så att de på ekonomiavdelningen lätt kan kontrollera att det finns ett giltigt avtal och vad de förväntar sig för leverans.

Fakturerings och expeditionsavgifter behöver inte alls betalas av kunden om de inte uttryckligen står i avtalet. Annars kan man bara strunta i att betala dessa.

Det är oerhört irriterande när man som kund får fakturor med betalningsvillkor som är kortare än 30 dagar, det avviker från de flesta företags normala rutiner. 30 dagar är det villkor som är vanligast vid fakturering och man har inte rätt att debitera dröjsmålsränta förrän man haft 30 dagar på sig att betala, enligt räntelagen, så varför satsa på dålig kundvård och irritera kunderna i onödan. Se till att följa en god affärssed och skapa trevliga "vibbar" kring ditt företag i stället för att vara ett irriterande bi som kunden helst vill undvika.

OBSERVERA att vid beställning i webbshoppar så är det oftast bara att klicka i ett kryss eller bocka i en ruta för att "godkänna" ett avtal, detta är givetvis ett rent skämt, det har väldigt låg säkerhet, det är inte samma sak som att signera/ingå ett avtal oavsett vad det står att man godkänner. Det måste till en fullständig elektronisk eller manuell signatur som är betydligt högre status/säkerhet enligt svensk rätt annars kan man inte bevisa att man ingått ett avtal i dessa sammanhang.

Det går visserligen att använda email som "bevis" för att man haft en konversation men det är viktigt att parterna får en rimlig chans att förhandla och tänka igenom sina beslut, och det hinner man bättre om man "förhandlar" genom att bolla villkoren mellan sig några gånger innan beställning, ju större affär desto viktigare med förhandling.

Det är skillnad om du åker buss och betala 20 spänn för en kontantbiljett, då behövs ingen "underskrift" eller "signatur" eftersom det är ett avtal av "enklare karaktär".

Det är korrekt att endast behörig person får ingå avtal, men ansvaret för att kontrollera att personen som ingår avtalet är behörig är inte så långtgående som man kan tro, det räcker i princip med att individen man avtalar med hävdar att denne har behörighet, eller att det normalt av dennes befattning framgår att denne har behörighet eller att den som beställt tidigare haft behörighet (eller t.ex. att denne gjort ebställningar och betalning erhållits). Endast om det är så att det för säljaren borde vara uppenbart att behörighet saknas så är det sannolikt att detta innebär problem... Det finns en rad rättsfall inom just detta område. För ens egen skull är det är ju alltid bra, dock, att ha styrkt behörigheten (t.ex. genom registreringsbevis från Bolagsverket).

Givetvis, exakt så som man kan strunta i andra saker som eventuellt hittas på av den andra avtalsparten och som inte finns med i avtalet.

Nu förutsätter jag att man diskuterar betalningsvillkoren och har dem med i avtalet. Om man kommer överens om kortare, eller längre, villkor för betalning så är det, i alla fall i mina ögon, inget som direkt stör. Jag brukar då inte ha problem att hinna hantera en tiodagarsfaktura, vilket är väldigt vanligt förekommande (säkert 25%). Förstår inte varför man som leverantör skall behöva agera kreditgivare till köparna. Principen är ju att, om inget annat avtalats, en faktura förfaller tillbetalning omedelbart och betalning skall ske när säljaren så begär, och inte efter 30 dagar som många tycks tro (om nu, som sagt, inte 30 dagar uttryckligen avtalats).

Bara för att man inte kan debitera dröjsmålsränta tidigare än 30 dagar efter fakturadatum betyder det definitivt itne att man kan ha kortare betalningsvillkor samt, vid utebliven betalning, skicka påminnelse och inkasso väl före dessa 30 dagar.

Många kommuner (och säkert större företag etc) kan få problem att hinna på 10 dagar, då fakturan först ska till en inscanningscentral, sedan till någon enhetschef el. liknande som ska godkänna fakturan och sedan betalas av ekonomiavdelningen. Det räcker om någon person är sjuk ett par dagar för att det ska ta mer än 10 dagar. Speciellt om det är något oklart så att enhetschefen måste jaga reda på den personen som har gjort beställningen också.

Jo, det stämmer som du skriver, men det tycker jag nog visar på bristfälliga rutiner i de flesta fall. Att skicka en fil med betalningen runt i organisationen borde hinans med på 1-2 dagar efter inscanningen och vad jag förstått är de få inscanningscentraler som inte scannar all inkommen mail samma dag som den inkommer.

Vi är bortskämda i Sverige med löjligt långa betaltider (finnsförstås skräckexempel utomlands, och även här i Sverige där storföretag tagit för vana att pissa leverantörerna i ansiktet som tack för hjälpen och begära 60 dagar bara för att de kan).

I de flesta länder i öst har vi betaltider på 3-5 dagar på fakturorna och det kan jag tycka är lite lite. Detta är dock vedertagen standard och när vi erbjöd 21 dagar undrade alla varför de skulle ha så lång tid på sig att betala...

I Sverige är vi också bortskämda med att få betalt för våra fakturor och kunna lita på sina leverantörer/kunder

Även om denna tråd handlar om just kommuners och staliga verks oförmåga att sköta sig i just dessa frågor så har du förvisso rätt.

Fast jag tror inte betalninsgmoralen i t.ex. Estland (där fem dagar är vanlig tid på fakturor) är sämre än här. Vi har inte haft en enda obetald faktura hittills där, vilket man defintivt inte kan säga om här hemma...

I de länder där betalningsmoralen verkligen är riktigt usel är det ju bankgarantier eller kontantbetalning vid leverans, eller till och med i förskott, som gäller.

Exakt! Det är legalt sett inte ditt problem om beställaren inte är behörig eller anger rätt kostnadsställen. De kan gnälla, men juridiskt sett är det Fuck it! Pay me! som gäller så länge som du kan visa att en beställning skett. Hota med kronofogden direkt. På det sättet får reskontraavdelningen den "push" de behöver för att styra upp fakturahanteringen internt. Oftast ligger fakturan på nån mellanchefs skrivbord och samlar damm eftersom vederbörande inte orkar attestera fakturan i tid.

En "nära-Kronis" upplevelse kan få beställarorganisationen att shejpa upp sig lite.

EDIT: Det är iofs jobbigt om det är just Kronofogden som vägrar betala, men i övrigt så borde det bita lite grann i alla fall.

Jag har varit med om att min beställare på ett statligt verk kastade bort en faktura för att hon tyckte att den var för ospecifik. Inte bestred eller ringde och klagade, utan kastade bort. Till saken hör att hon specialbeställt fakturans innehåll själv.