Hur ska man göra om man tillämpar förskottsbetalning? Utfärda och bokföra fakturor för alla ordrar innan man vet om de kommer bli betalda eller inte? Och sedan utfärda en kreditfaktura när man tror att ordern inte kommer att bli betald?

Eller kan man vänta tills betalning har kommit in, och då utfärda ett kvitto?

Det duger väl att kunden får kvittot (eller fakturan) via e-post och/eller möjlighet att ladda ner den via webbutiken?

Angående nummerserie, kan man använda samma nummerserie till allt?
T.ex.
200901 faktura
200902 kvitto
200903 faktura
200904 kreditfaktura
osv...
Några speciella för- eller nackdelar med att göra så?

Kunderna känner sig tryggare när de får en bekräftelse på att ordern har gått igenom, även om det står "Beställningen är genomförd" osv på sista sidan i beställningsprocessen. De får sitt ordernummer mm på mailen och behöver inte skriva ner det för hand för framtida behov. Om det har blivit fel någon gång, när mailen inte har fungerat som den borde, så kommer det alltid en massa frågor om varför det inte kommit någon orderbekräftelse.

En orderbekräftelse får du aldrig betalt för utan du måste utfärda en faktura för att kunna kräva betalning, allt annat är en AVI dvs "Frivillig betalning". Som när man prenumererar på en tidning, då får man ingen "faktura" men tidningen kan heller inte "kräva" betalning eller skicka på inkasso. För att man ska kunan "kräva" betalning måste man utfärda en korrekt "faktura".

Ang Nummerserier
-----------------------
Själv använder jag olika sätt i olika bolag, men i ett bolag så har jag nummerserier som alla är exakt 6 siffror långa och börjar med en tvåställig kod exempelvis, "110001" för order, "310004" för faktura, "320004" för kundnummer, "330001" för leverantörsnummer, "294103" för artikelnummer.

I VISMA/SPCS Administration 1000 som jag använder så har jag automatiskt stöd för detta i affärssystemet så den sköter uppräkningen automatiskt åt mig, individuellt för varje dokumenttyp, det är helt strålande enkelt!

Fördelen är att jag vet att så fort kunden refererar till ett viosst nummer så kan jag av de först atvå siffrorna veta om det är ett kundnummer, fakturanummer, artikelnummer osv... Dessutom vet jag att alla sifferserier ALLTID är exakt 6 siffror. Risken för fel och missförstånd minskar betydligt. Idealiskt hade varit att ha checksiffra också...

Helt logiskt och bra service till kunderna, sen är det bara att utfärda en faktura om man begär betalt i efterskott eller kvitto om man tar betalt i förskott.... Enkelt...

Man kan skriva ut faktura eller kvitto på skärmen....

Du lämnar väl inte ut ett kvitto ifall någon inte betalar?

Givetvis inte. Detta gällde huruvida man kan använda ordernummer som unik identifierare för kvittot. Hela citat ser ut så här:

D.v.s. om någon lagt en order och inte betalat den, så kommer inte det ordernumret att finnas med på något kvitto, vilket skulle innebära att det blir en lucka i nummerserien man använder som unik identifierare för kvitton.

Man kan aldrig förväntas få betalt för en order, så det kan finnas en rad orsaker till att en order inte leder till någon faktura/kvitto.

Det kan vara annulering av order både från leverantören resp kunden. Det finns helt enkelt ingen lagstiftning som reglerar hur en order ska hanteras i sig, däremot är begreppet faktura respektive kvitto omskrivet i lag och på skatteverkets webbplats.

Därför kan man oxå använda en orderbekräftelse som en AVI! En Order med betalningsanvisning. Om man tar betalt i förskott !
tex. arbetsorder->orderbekräftelse(med betalningsanv. tex 50% av summan innan x dagar) annars avbryts arbetsorden. resten skickas med faktura när när "AVI:n" är betald.